De gereedheid voor e-facturering is sterk afhankelijk van de kwaliteit van uw boekhoudsysteem. Als facturen handmatig worden aangemaakt, belastingcodes inconsistent zijn of klantgegevens onvolledig zijn, zal de overgang moeilijker zijn.
Softwaregereedheidscontroles
- VAE BTW-factuurvelden zijn ingevuld
- Factuurnummering wordt gecontroleerd
- Creditnota's zijn gekoppeld aan originele facturen
- Klant TRN en adresvelden zijn beschikbaar
- Producten en diensten gebruiken consistente beschrijvingen
- Rapporten kunnen ter beoordeling worden geëxporteerd
Veelvoorkomende installatieproblemen
- Meerdere klantrecords voor dezelfde klant
- Handmatig factuurnummers getypt door personeel
- Btw geboekt via generieke belastingcodes
- Facturen uitgegeven buiten het boekhoudsysteem
- Ontbrekend goedkeuringsproces voor creditnota's
Voorbereidingsplan
- Controleer uw factuursjabloon
- Stamgegevens van klanten en leveranciers opschonen
- Controleer de BTW-belastingcodes
- Openstaande vorderingen afstemmen
- Documenteer het factuurgoedkeuringsproces
- Vraag uw softwareleverancier naar e-factureringsplannen
Wacht niet op het besluit van de aanbieder om uw boekhoudbestand op te schonen. Schone gegevens helpen, ongeacht welke provider u kiest.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
De softwaregereedheid hangt af van het bestand, niet alleen van het merk. Een schoon Zoho-, Xero
- of QuickBooks-bestand is gemakkelijker voor te bereiden dan een ERP waarin belastingcodes, klanten en factuurnummers inconsistent zijn.
Records die u moet bewaren voordat u beslist of archiveert
- Stamgegevens van klanten en leveranciers met wettelijke namen, adressen en TRN's, indien relevant
- Btw-factuursjablonen, workflow voor creditnota's en goedkeuringsregels
- Boekhoudsoftware exporteert voorbeelden en integratienotities van leveranciers
- Interne tijdlijn voor ASP-afspraak, testen, training en go-live
Reviewvragen voor de eigenaar
- Kan de onderneming vanuit één gecontroleerd systeem facturen uitreiken?
- Zijn de factuurvelden compleet genoeg voor e-facturatie en BTW-controle?
- Wie keurt creditnota's, annuleringen, terugbetalingen en correcties goed?
- Zijn klantgegevens schoon genoeg om aan boord te gaan van een geaccrediteerde serviceprovider?
Fouten die dit duur maken
- E-facturering behandelen als louter een beslissing over een softwareabonnement
- Wachten op de deadline voordat dubbele klanten en belastingcodes worden opgeschoond
- Facturen uitreiken vanuit spreadsheets terwijl het boekhoudsysteem een ander verhaal vertelt
Praktische volgende stap
Stel de softwareleverancier en de accountant dezelfde vragen: verplichte velden, exportformaat, ASP-integratie, workflow voor mislukte facturen en afhandeling van creditnota's.
Houd een kort werkdocument bij met de gebruikte feiten, data, aannames en documenten. Het maakt toekomstige archivering, beoordeling of overdracht veel eenvoudiger.