Gotowość do wystawiania faktur elektronicznych zależy w dużej mierze od jakości Twojego systemu księgowego. Jeśli faktury są tworzone ręcznie, kody podatków są niespójne lub dane klientów są niekompletne, przejście będzie trudniejsze.
Sprawdzanie gotowości oprogramowania
- Pola faktury VAT w Zjednoczonych Emiratach Arabskich są wypełnione
- Numeracja faktur jest kontrolowana
- Noty kredytowe są powiązane z oryginalnymi fakturami
- Dostępny jest klient TRN i pola adresowe
- Produkty i usługi mają spójne opisy
- Raporty można eksportować do przeglądu
Typowe problemy z konfiguracją
- Wiele rekordów klientów dla tego samego klienta
- Ręczne numerowanie faktur wpisywane przez personel
- Podatek VAT naliczony za pomocą ogólnych kodów podatkowych
- Faktury wystawione poza systemem księgowym
- Brak procesu zatwierdzania noty kredytowej
Plan przygotowań
- Sprawdź swój szablon faktury
- Wyczyść podstawowe dane klientów i dostawców
- Przejrzyj kody podatku VAT
- Uzgodnij otwarte należności
- Udokumentuj proces akceptacji faktury
- Zapytaj swojego dostawcę oprogramowania o plany e-fakturowania
Nie czekaj na decyzję dostawcy o wyczyszczeniu Twojej dokumentacji księgowej. Czyste dane pomogą bez względu na to, jakiego dostawcę wybierzesz.
Jak to wygląda w praktyce
Gotowość oprogramowania zależy od pliku, a nie tylko od marki. Czysty plik Zoho, Xero lub QuickBooks jest łatwiejszy do przygotowania niż ERP, w którym kody podatkowe, klienci i numery faktur są niespójne.
Dokumenty, które należy zachować przed podjęciem decyzji lub złożeniem
- Dane podstawowe klientów i dostawców wraz z nazwami prawnymi, adresami i numerami TRN, jeśli ma to zastosowanie
- Wzory faktur VAT, obieg not kredytowych i zasady zatwierdzania
- Próbki eksportu oprogramowania księgowego i uwagi dotyczące integracji dostawców
- Wewnętrzny harmonogram spotkań ASP, testowania, szkoleń i uruchomienia
Przejrzyj pytania do właściciela
- Czy firma może wystawiać faktury z jednego kontrolowanego systemu?
- Czy pola na fakturze są wystarczająco kompletne, aby umożliwić e-fakturowanie i kontrolę podatku VAT?
- Kto zatwierdza noty kredytowe, anulowania, zwroty kosztów i korekty?
- Czy dane klienta są wystarczająco czyste, aby rozpocząć współpracę z akredytowanym dostawcą usług?
Błędy, które czynią to kosztownym
- Traktowanie e-fakturowania jedynie jako decyzji o subskrypcji oprogramowania
- Oczekiwanie na termin przed usunięciem zduplikowanych klientów i kodów podatkowych
- Wystawianie faktur z arkuszy kalkulacyjnych, podczas gdy system księgowy opowiada inną historię
Praktyczny następny krok
Zadaj dostawcy oprogramowania i księgowemu te same pytania: wymagane pola, format eksportu, integracja z ASP, przepływ pracy w przypadku nieudanej faktury i obsługa not kredytowych.
Przygotuj krótki dokument roboczy zawierający fakty, daty, założenia i wykorzystane dokumenty. Dzięki temu przyszłe składanie, przeglądanie i przekazywanie dokumentów będzie znacznie łatwiejsze.