Małe firmy nie muszą czekać do ostatecznego terminu, aby przygotować się do e-fakturowania. Większość prac związanych z przygotowaniem to zwykłe prace porządkowe w finansach: czyste dane, spójne szablony faktur i wiarygodne zapisy księgowe.
Lista kontrolna danych
- Nazwy prawne klientów odpowiadają umowom i licencjom handlowym
- W stosownych przypadkach gromadzone są numery TRN
- Adresy klientów i adresy e-mail kontaktowe są kompletne
- Dokumentacja dostawcy nie jest powielana
- Opisy produktów i usług są ujednolicone
- Kody podatku VAT są poprawnie skonfigurowane
Lista kontrolna procesu
- Zdecyduj, kto może tworzyć faktury
- Ustaw zasady zatwierdzania faktur i not kredytowych
- Zachowaj ciągłość numeracji faktur
- Dołącz umowy, zamówienia i dowody dostawy
- Uzgodnij wystawione faktury z płatnościami
- Archiwizuj zapisy faktur według okresu podatkowego
Pytania dotyczące oprogramowania
- Czy system może eksportować czyste dane do faktur?
- Czy obsługuje pola faktury VAT w Zjednoczonych Emiratach Arabskich?
- Czy obsługuje noty kredytowe i płatności częściowe?
- Czy Twój księgowy ma dostęp do akt?
- Czy będzie integrować się z wybranym przez Ciebie Akredytowanym dostawcą usług?
Złe dane podstawowe powodują powstawanie złych e-faktur. Wyczyść swoje dane, zanim zacznie się presja wdrożenia.
Jak to wygląda w praktyce
Lista kontrolna gotowości jest przydatna, ponieważ większość czynności związanych z fakturowaniem elektronicznym to zwykła dyscyplina finansowa. Firma potrzebuje czystych danych, kontrolowanego tworzenia faktur, wiarygodnych not kredytowych i oprogramowania księgowego, któremu ufa zespół.
Dokumenty, które należy zachować przed podjęciem decyzji lub złożeniem
- Dane podstawowe klientów i dostawców wraz z nazwami prawnymi, adresami i numerami TRN, jeśli ma to zastosowanie
- Wzory faktur VAT, obieg not kredytowych i zasady zatwierdzania
- Próbki eksportu oprogramowania księgowego i uwagi dotyczące integracji dostawców
- Wewnętrzny harmonogram spotkań ASP, testowania, szkoleń i uruchomienia
Przejrzyj pytania do właściciela
- Czy firma może wystawiać faktury z jednego kontrolowanego systemu?
- Czy pola na fakturze są wystarczająco kompletne, aby umożliwić e-fakturowanie i kontrolę podatku VAT?
- Kto zatwierdza noty kredytowe, anulowania, zwroty kosztów i korekty?
- Czy dane klienta są wystarczająco czyste, aby rozpocząć współpracę z akredytowanym dostawcą usług?
Błędy, które czynią to kosztownym
- Traktowanie e-fakturowania jedynie jako decyzji o subskrypcji oprogramowania
- Oczekiwanie na termin przed usunięciem zduplikowanych klientów i kodów podatkowych
- Wystawianie faktur z arkuszy kalkulacyjnych, podczas gdy system księgowy opowiada inną historię
Praktyczny następny krok
Przeprowadź przykładowy test, korzystając z 20 ostatnich faktur i 10 not kredytowych. Jeśli dane są niespójne, napraw przepływ pracy przed wyznaczeniem dostawcy.
Przygotuj krótki dokument roboczy zawierający fakty, daty, założenia i wykorzystane dokumenty. Dzięki temu przyszłe składanie, przeglądanie i przekazywanie dokumentów będzie znacznie łatwiejsze.