Aby poważnie podejść do e-fakturowania, firmy powinny unikać czekania na mandat karny. Kierunek zgodności jest jasny nawet przed sfinalizowaniem wszystkich szczegółów egzekwowania prawa: dane na fakturach muszą zostać lepiej uporządkowane i lepiej kontrolowane.
Prawdopodobne obszary ryzyka
- Przekroczenie terminu powołania ASP
- Brak obowiązkowej daty wdrożenia
- Wystawianie faktur poza zatwierdzonym procesem
- Korzystanie z niekompletnych danych klienta lub dostawcy
- Brak kontroli not kredytowych i korekt
- Prowadzenie dokumentacji, która nie może stanowić podstawy do przeglądu podatku VAT lub FTA
Lista kontrolna zapobiegania
- Potwierdź, który termin dotyczy Twojej firmy
- Przypisz właściciela do gotowości do e-fakturowania
- Wyczyść dane podstawowe faktury
- Przejrzyj oprogramowanie księgowe i opcje dostawców
- Kontrole zatwierdzania faktur dokumentowych
- Zachowaj dowody etapów wdrożenia
Artykuł ten należy poddać przeglądowi w miarę opracowywania oficjalnych wytycznych dotyczących egzekwowania prawa. Użyj jej jako listy kontrolnej gotowości, a nie substytutu bieżącej porady prawnej.
Jak to wygląda w praktyce
Szczegóły kar mogą ulec zmianie w trakcie wdrażania, ale firmy już znają praktyczne ryzyko: niedotrzymanie terminów, słabe dane na fakturach i faktury wystawione poza zatwierdzonym przepływem pracy.
Dokumenty, które należy zachować przed podjęciem decyzji lub złożeniem
- Dane podstawowe klientów i dostawców wraz z nazwami prawnymi, adresami i numerami TRN, jeśli ma to zastosowanie
- Wzory faktur VAT, obieg not kredytowych i zasady zatwierdzania
- Próbki eksportu oprogramowania księgowego i uwagi dotyczące integracji dostawców
- Wewnętrzny harmonogram spotkań ASP, testowania, szkoleń i uruchomienia
Przejrzyj pytania do właściciela
- Czy firma może wystawiać faktury z jednego kontrolowanego systemu?
- Czy pola na fakturze są wystarczająco kompletne, aby umożliwić e-fakturowanie i kontrolę podatku VAT?
- Kto zatwierdza noty kredytowe, anulowania, zwroty kosztów i korekty?
- Czy dane klienta są wystarczająco czyste, aby rozpocząć współpracę z akredytowanym dostawcą usług?
Błędy, które czynią to kosztownym
- Traktowanie e-fakturowania jedynie jako decyzji o subskrypcji oprogramowania
- Oczekiwanie na termin przed usunięciem zduplikowanych klientów i kodów podatkowych
- Wystawianie faktur z arkuszy kalkulacyjnych, podczas gdy system księgowy opowiada inną historię
Praktyczny następny krok
Przechowuj dowody prac w zakresie gotowości: ocena terminu, przegląd ASP, czyszczenie danych, sprawdzanie oprogramowania, szkolenie personelu i wyniki testów.
Przygotuj krótki dokument roboczy zawierający fakty, daty, założenia i wykorzystane dokumenty. Dzięki temu przyszłe składanie, przeglądanie i przekazywanie dokumentów będzie znacznie łatwiejsze.