Buchhaltung funktioniert am besten im monatlichen Rhythmus. Wenn Datensätze nur zu den Mehrwertsteuer
- oder Körperschaftssteuerfristen aktualisiert werden, ist die Behebung fehlender Rechnungen und nicht abgeglichener Salden teuer.
Monatliche Checkliste
- Sammeln Sie Verkaufsrechnungen, Einkaufsrechnungen, Quittungen und Kontoauszüge
- Veröffentlichen Sie Verkaufs
- und Gutschriften
- Lieferantenrechnungen und Spesenabrechnungen buchen
- Gleichen Sie alle Bank
- und Kartenkonten ab
- Überprüfen Sie fehlende Belege
- Verbuchen Sie Gehalts-, WPS-, Trinkgeld
- und Eigentümertransaktionen
- Überprüfen Sie die Mehrwertsteuer-Steuercodes
- Erstellen Sie einen GuV-, Bilanz
- und Forderungsbericht
Fragen zur Eigentümerbewertung
- Ist das Bankguthaben abgeglichen?
- Wer schuldet uns Geld?
- Welche Lieferanten sind unbezahlt?
- Bewegen sich die Margen nach oben oder unten?
- Erhöht sich die zu zahlende Mehrwertsteuer?
- Werden persönliche Ausgaben getrennt?
Ein Monat ist erst dann abgeschlossen, wenn die Bankguthaben übereinstimmen und offene Fragen aufgelistet sind.
Sobald der Monatsabschluss zuverlässig ist, lassen sich Umsatzsteuererklärungen und Körperschaftssteuererklärungen viel einfacher vorbereiten.
Wie das in der Praxis aussieht
Die monatliche Buchhaltung funktioniert, wenn der Eigentümer einen wiederholbaren Abschluss sieht und nicht einen Stapel von Transaktionen. Der Abschluss sollte Fragen zu Bargeld, Forderungen, Verbindlichkeiten, Mehrwertsteuer, Gehaltsabrechnung und Eigentümerausgaben beantworten.
Aufzeichnungen, die Sie aufbewahren müssen, bevor Sie eine Entscheidung treffen oder einreichen
- Kontoauszüge, Kartenabrechnungen, Rechnungen, Quittungen und Lieferantenrechnungen
- Gehaltsabrechnung, WPS, Trinkgeld, Eigentümer-Girokonto und Kreditpläne
- Mehrwertsteuerabwicklung, Unterstützung bei der Körperschaftssteuer und monatliche Managementberichte
- Verträge, Bestellungen, Lieferscheine und Softwareexporte
Überprüfungsfragen für den Eigentümer
- Stimmen die Bankguthaben auf den Konten mit den tatsächlichen Kontoauszügen überein?
- Können Einnahmen, Ausgaben, Mehrwertsteuer, Gehaltsabrechnung und Eigentümerzahlungen separat überprüft werden?
- Sind Berichte für Entscheidungen nützlich oder werden sie nur erstellt, weil eine Deadline naht?
- Ist die Buchhaltungsdatei sauber genug, damit ein anderer Buchhalter sie schnell verstehen kann?
Fehler, die das Ganze teuer machen
- Bankeinlagen als Einnahmen verbuchen, ohne Rechnungen, Mehrwertsteuer oder Gebühren zu prüfen
- Belassen Sie die persönlichen Ausgaben des Eigentümers innerhalb der normalen Geschäftsausgaben
- Warten auf die Mehrwertsteuer
- oder Körperschaftsteuererklärung, um monatelange Transaktionen abzugleichen
Praktischer nächster Schritt
Verwenden Sie jeden Monat eine Checkliste und markieren Sie den Monat erst dann als geschlossen, wenn die Banken abgestimmt und offene Fragen zugewiesen wurden.
Führen Sie ein kurzes Arbeitspapier mit den verwendeten Fakten, Daten, Annahmen und Dokumenten. Dies erleichtert die spätere Einreichung, Überprüfung oder Übergabe erheblich.