La contabilidad funciona mejor como un ritmo mensual. Cuando los registros se actualizan solo en las fechas límite del IVA o del Impuesto Corporativo, las facturas faltantes y los saldos no conciliados resultan costosos de arreglar.
Lista de verificación mensual
- Recopilar facturas de ventas, facturas de compra, recibos y extractos bancarios.
- Postventa y notas de crédito
- Publicar facturas de proveedores y reclamaciones de gastos.
- Conciliar todas las cuentas bancarias y de tarjetas.
- Revisar los recibos faltantes
- Contabilizar transacciones de nómina, WPS, gratificaciones y propietarios
- Verifique los códigos impositivos del IVA
- Prepare el informe de pérdidas y ganancias, balance y cuentas por cobrar.
Preguntas de revisión del propietario
- ¿Se concilia el efectivo en el banco?
- ¿Quién nos debe dinero?
- ¿A qué proveedores no se les paga?
- ¿Los márgenes están subiendo o bajando?
- ¿Se está acumulando el IVA a pagar?
- ¿Están separados los gastos personales?
No se cierra un mes hasta que los saldos bancarios coincidan y se enumeren las preguntas abiertas.
Una vez que el cierre mensual es fiable, las declaraciones de IVA y las declaraciones del Impuesto sobre Sociedades resultan mucho más fáciles de preparar.
Cómo se ve esto en la práctica
La contabilidad mensual funciona cuando el propietario ve un cierre repetible, no un montón de transacciones. El cierre debe responder preguntas sobre efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, IVA, nómina y gastos del propietario.
Registros que debe conservar antes de decidir o presentar una solicitud
- Extractos bancarios, extractos de tarjetas, facturas, recibos y facturas de proveedores.
- Nómina, WPS, propinas, cuenta corriente del propietario y cronogramas de préstamos
- Funcionamiento del IVA, soporte en Impuesto Corporativo e informes de gestión mensuales.
- Contratos, órdenes de compra, albaranes y exportaciones de software.
Preguntas de revisión para el propietario
- ¿Los saldos bancarios de las cuentas coinciden con los estados reales?
- ¿Se pueden revisar por separado los ingresos, gastos, IVA, nómina y pagos de propietarios?
- ¿Los informes son útiles para tomar decisiones o sólo se preparan porque se acerca una fecha límite?
- ¿Está el archivo contable lo suficientemente limpio como para que otro contador lo entienda rápidamente?
Errores que lo hacen costoso
- Contabilizar depósitos bancarios como ingresos sin consultar facturas, IVA ni tarifas
- Permitir que los gastos personales del propietario se encuentren dentro de los gastos comerciales normales.
- Esperar hasta la presentación del IVA o del Impuesto sobre Sociedades para conciliar meses de transacciones
Próximo paso práctico
Utilice una lista de verificación cada mes y no marque el mes cerrado hasta que los bancos se concilien y se asignen las preguntas abiertas.
Mantenga un breve documento de trabajo con los hechos, fechas, suposiciones y documentos utilizados. Hace que la presentación, revisión o transferencia futura sea mucho más fácil.