Los negocios de alimentos y bebidas se mueven rápidamente. Si se retrasa la contabilidad, los propietarios pierden visibilidad sobre el costo de los alimentos, el costo de la mano de obra, las fugas de efectivo, el IVA y los saldos de los proveedores.
Áreas clave de contabilidad de restaurantes
- Ventas diarias en POS
- Liquidaciones con tarjeta, efectivo y aplicación de entrega.
- IVA sobre las ventas sujetas a impuestos
- Facturas de proveedores y condiciones de pago.
- Inventario y desperdicio
- Nómina, WPS, propinas y propinas.
- Costos de alquiler, servicios públicos y licencia.
Informes mensuales que los propietarios necesitan
- Ventas por canal
- Margen bruto y coste de los alimentos.
- Costo de nómina como porcentaje de las ventas.
- Envejecimiento del proveedor
- Estimación del IVA a pagar
- Conciliación de efectivo y tarjetas.
- P&L por sucursal cuando sea relevante
Problemas comunes de limpieza
- Separe las ventas brutas de las tarifas de la aplicación de entrega
- Conciliar los depósitos en efectivo diariamente
- Haga coincidir los extractos de los proveedores con las facturas
- Publicar la nómina de forma consistente
- Revisar los ajustes de inventario.
- Cerrar cada mes antes de declarar el IVA
Si los pagos de la aplicación de entrega se contabilizan como ventas, tanto los ingresos como los gastos pueden ser incorrectos.
Cómo se ve esto en la práctica
Los dueños de restaurantes necesitan números rápidamente porque el costo de los alimentos, las tarifas de entrega, el desperdicio, la nómina y el IVA cambian todos los días. Un cierre mensual tardío oculta problemas de márgenes hasta que el efectivo ya escasea.
Registros que debe conservar antes de decidir o presentar una solicitud
- Extractos bancarios, extractos de tarjetas, facturas, recibos y facturas de proveedores.
- Nómina, WPS, propinas, cuenta corriente del propietario y cronogramas de préstamos
- Funcionamiento del IVA, soporte en Impuesto Corporativo e informes de gestión mensuales.
- Contratos, órdenes de compra, albaranes y exportaciones de software.
Preguntas de revisión para el propietario
- ¿Los saldos bancarios de las cuentas coinciden con los estados reales?
- ¿Se pueden revisar por separado los ingresos, gastos, IVA, nómina y pagos de propietarios?
- ¿Los informes son útiles para tomar decisiones o sólo se preparan porque se acerca una fecha límite?
- ¿Está el archivo contable lo suficientemente limpio como para que otro contador lo entienda rápidamente?
Errores que lo hacen costoso
- Contabilizar depósitos bancarios como ingresos sin consultar facturas, IVA ni tarifas
- Permitir que los gastos personales del propietario se encuentren dentro de los gastos comerciales normales.
- Esperar hasta la presentación del IVA o del Impuesto sobre Sociedades para conciliar meses de transacciones
Próximo paso práctico
Cierre los registros de puntos de venta, efectivo, tarjetas, aplicaciones de entrega, proveedores, inventario, nómina e IVA todos los meses, con informes a nivel de sucursal cuando la empresa tenga más de un punto de venta.
Mantenga un breve documento de trabajo con los hechos, fechas, suposiciones y documentos utilizados. Hace que la presentación, revisión o transferencia futura sea mucho más fácil.