Muchas empresas de los EAU sólo descubren problemas de contabilidad cuando una fecha límite del IVA, una declaración del impuesto de sociedades, una solicitud bancaria, una revisión de los inversores o una auditoría crean urgencia. La limpieza es posible, pero debe seguir una secuencia clara.
Señales de que necesita limpieza
- Los saldos bancarios no coinciden con los registros contables.
- Faltan facturas de ventas o están duplicadas.
- Las facturas de proveedores se publicaron sin controles de IVA.
- Los pagos del propietario se mezclan con los gastos comerciales.
- Las declaraciones de IVA se presentaron desde hojas de cálculo sin conciliación.
- No existen pérdidas y ganancias ni un balance general confiable
Proceso de limpieza
- Recopile extractos bancarios, facturas, recibos, archivos de nómina y declaraciones de IVA.
- Establecer la posición del saldo de apertura.
- Concilie todas las cuentas bancarias y de tarjetas
- Reconstruir los libros de ventas y compras.
- Revisar el tratamiento del IVA y las facturas faltantes
- Contabilizar nóminas, préstamos, dibujos de propietarios y activos fijos.
- Prepare informes corregidos y lista de elementos abiertos.
Iniciar la limpieza de los extractos bancarios. Son la columna vertebral más confiable para reconstruir registros antiguos.
Después de la limpieza, cambie a un proceso de cierre mensual para que el mismo problema no vuelva a aparecer antes de la próxima fecha límite de presentación.
Cómo se ve esto en la práctica
La limpieza generalmente comienza cuando un banco, un inversionista, una fecha límite para un FTA o una declaración de impuestos corporativos obligan al propietario a enfrentar registros antiguos. La ruta más rápida es reconstruir a partir de extractos bancarios, luego adjuntar facturas y clasificar elementos sensibles a impuestos.
Registros que debe conservar antes de decidir o presentar una solicitud
- Extractos bancarios, extractos de tarjetas, facturas, recibos y facturas de proveedores.
- Nómina, WPS, propinas, cuenta corriente del propietario y cronogramas de préstamos
- Funcionamiento del IVA, soporte en Impuesto Corporativo e informes de gestión mensuales.
- Contratos, órdenes de compra, albaranes y exportaciones de software.
Preguntas de revisión para el propietario
- ¿Los saldos bancarios de las cuentas coinciden con los estados reales?
- ¿Se pueden revisar por separado los ingresos, gastos, IVA, nómina y pagos de propietarios?
- ¿Los informes son útiles para tomar decisiones o sólo se preparan porque se acerca una fecha límite?
- ¿Está el archivo contable lo suficientemente limpio como para que otro contador lo entienda rápidamente?
Errores que lo hacen costoso
- Contabilizar depósitos bancarios como ingresos sin consultar facturas, IVA ni tarifas
- Permitir que los gastos personales del propietario se encuentren dentro de los gastos comerciales normales.
- Esperar hasta la presentación del IVA o del Impuesto sobre Sociedades para conciliar meses de transacciones
Próximo paso práctico
Congele el período que se está limpiando, recopile todos los bancos y facturas, concilie cronológicamente y mantenga una lista de elementos abiertos para que las preguntas sin resolver sean visibles en lugar de estar ocultas en el libro mayor.
Mantenga un breve documento de trabajo con los hechos, fechas, suposiciones y documentos utilizados. Hace que la presentación, revisión o transferencia futura sea mucho más fácil.