Een BTW-teruggave is niet zomaar een knop in het portaal. Het moet worden ondersteund door schone boeken, geldige belastingfacturen, importgegevens en een duidelijke afstemming van hoe de terugbetaalbare positie is ontstaan.
Wanneer restituties kunnen plaatsvinden
- Grote installatie
- of kapitaaluitgaven
- Export of verkoop met nultarief
- Perioden met lage verkopen en hoge voorbelasting
- BTW-posities gecorrigeerd na opschoning
- Te veel betaalde bedragen of aanpassingen
Documenten om voor te bereiden
- Btw-aangiften over de betreffende tijdvakken
- Verkoop
- en inkoopboeken
- Geldige belastingfacturen
- Invoeraangiften indien relevant
- Bankafschriften en betalingsbewijs
- Afstemming van BTW-controlerekeningen
Voordat u claimt
- Controleer of u in aanmerking komt voor voorbelasting
- Verwijder niet-ondersteunde of persoonlijke uitgaven
- Bevestig dat de uitvoer-btw voltooid is
- Btw-aangiftesaldi koppelen aan het grootboek
- Bewaar een werkdocument voor terugbetaling
- Reageer snel op elk FTA-informatieverzoek
Een terugbetalingsclaim kan aanleiding geven tot nader onderzoek. Behandel het ondersteunende dossier net zo serieus als de claim zelf.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
Een BTW-teruggaafverzoek krijgt vaak meer aandacht dan een betalingsaangifte. De FTA kan vragen waarom het krediet bestaat, dus het bedrijf heeft een duidelijk verhaal nodig, ondersteund door facturen, importen en afstemmingen.
Records die u moet bewaren voordat u beslist of archiveert
- Belastingfacturen en creditnota's voor de verslagperiode
- Verkoop
- en inkoopgrootboeken geëxporteerd vanuit het boekhoudsysteem
- Bankafschriften, importgegevens, contracten en leveringsbewijzen
- VAT201 retourbevestigingen en betalings
- of terugbetalingsbevestigingen
Reviewvragen voor de eigenaar
- Komt de BTW-behandeling overeen met de daadwerkelijke levering, klant en plaats van levering?
- Kan elke voorbelastingclaim worden herleid tot een geldige factuur en zakelijk doel?
- Sluiten de BTW-controlerekeningen aan op de ingediende aangifte?
- Zou het dossier nog steeds zinvol zijn als de FTA er zes maanden later om zou vragen?
Fouten die dit duur maken
- Het behandelen van alle ongebruikelijke transacties als buiten de BTW zonder de regel te controleren
- Het claimen van voorbelasting omdat er betaald is, zelfs als de factuur zwak is
- Importeren, restituties en creditnota's bewaren tot de laatste indieningsdag
Praktische volgende stap
Vraag pas om teruggaaf als de btw-controlerekening, het inkoopboek, het verkoopboek en de bankgegevens overeenkomen met de claim.
Houd een kort werkdocument bij met de gebruikte feiten, data, aannames en documenten. Het maakt toekomstige archivering, beoordeling of overdracht veel eenvoudiger.