Voorbelasting is de btw die wordt betaald over zakelijke aankopen. Als u deze op de juiste manier terugkrijgt, verlaagt u de btw die u op uw aangifte moet betalen, maar niet-ondersteunde claims kunnen boetes en toekomstige terugbetalingsrisico's met zich meebrengen.
Wat gewoonlijk een claim ondersteunt
- Een geldige belastingfactuur uit de VAE
- Een zakelijk doel dat verband houdt met belastbare leveringen
- Correcte btw-periodebehandeling
- Bewijs dat de leverancier en de transactie echt zijn
- Boekhoudkundige gegevens die overeenkomen met de factuur en de betaling
Risicovolle claimgebieden
- Persoonlijke uitgaven betaald door het bedrijf
- Kosten voor entertainment en gastvrijheid
- Motorvoertuigen met privégebruik
- Uitgaven in verband met vrijgestelde leveringen
- Facturen zonder TRN of BTW-uitsplitsing
- Oude facturen geboekt in de verkeerde BTW-periode
Maandelijks beoordelingsproces
- Inkoopboek exporteren per btw-periode
- Filter boekingen met geclaimde BTW
- Voeg ontbrekende facturen toe
- Verwijder persoonlijke of niet-ondersteunde claims
- Controleer import
- en verleggingsboekingen
- Keur de BTW-aangifte pas goed na afstemming
Voor bedrijven met veel kleine uitgaven is de grootste verbetering documentdiscipline. Een schoon proces voor het verzamelen van bonnen bespaart meer belasting dan een last-minute archiveringsactie.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
Terugvordering van de input-btw is waar cashflowdiscipline en compliance samenkomen. Een bedrijf kan terugvorderbare BTW kwijtraken simpelweg omdat bonnen ontbraken, uitgaven persoonlijk waren of de leveranciersfactuur niet de juiste details bevatte.
Records die u moet bewaren voordat u beslist of archiveert
- Belastingfacturen en creditnota's voor de verslagperiode
- Verkoop
- en inkoopgrootboeken geëxporteerd vanuit het boekhoudsysteem
- Bankafschriften, importgegevens, contracten en leveringsbewijzen
- VAT201 retourbevestigingen en betalings
- of terugbetalingsbevestigingen
Reviewvragen voor de eigenaar
- Komt de BTW-behandeling overeen met de daadwerkelijke levering, klant en plaats van levering?
- Kan elke voorbelastingclaim worden herleid tot een geldige factuur en zakelijk doel?
- Sluiten de BTW-controlerekeningen aan op de ingediende aangifte?
- Zou het dossier nog steeds zinvol zijn als de FTA er zes maanden later om zou vragen?
Fouten die dit duur maken
- Het behandelen van alle ongebruikelijke transacties als buiten de BTW zonder de regel te controleren
- Het claimen van voorbelasting omdat er betaald is, zelfs als de factuur zwak is
- Importeren, restituties en creditnota's bewaren tot de laatste indieningsdag
Praktische volgende stap
Voer maandelijks een beoordeling van de input-btw uit voordat u deze indient: verwijder zwakke claims, vraag ontbrekende facturen vroegtijdig aan en houd een korte notitie bij voor eventuele oordeelsvorming, zoals kosten voor gemengd gebruik of entertainment.
Houd een kort werkdocument bij met de gebruikte feiten, data, aannames en documenten. Het maakt toekomstige archivering, beoordeling of overdracht veel eenvoudiger.