Een belastingregistratienummer is een belangrijk onderdeel van de btw-documentatie in de VAE. Als leveranciersgegevens onjuist zijn of ontbreken, kan het terugvorderen van de voorbelasting riskant worden.
Wanneer moet u een TRN controleren?
- Voordat u aan boord gaat van een nieuwe btw-geregistreerde leverancier
- Voordat u de voorbelasting op een grote factuur claimt
- Wanneer factuurgegevens er inconsistent uitzien
- Wanneer een leverancier onlangs de wettelijke naam of licentie heeft gewijzigd
- Tijdens het voorbereiden van de BTW-aangifte
Controlelijst voor factuurcontrole
- Bevestig de wettelijke naam van de leverancier
- Controleer of de TRN wordt weergegeven
- Controleer de factuurdatum en het factuurnummer
- Controleer belastbaar bedrag en BTW-bedrag
- Match de factuur met de betaling of het contract
- Bewaar de factuur in de juiste BTW-periodemap
Een ontbrekende TRN kan van een normale uitgave een btw-terugvorderingsprobleem maken.
Voeg voor leveranciers met grote volumes TRN en factuurcontroles toe aan de maandafsluiting in plaats van te wachten op de deadline voor de btw-aangifte.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
TRN-controles zijn een kleine controle met een groot effect op de kwaliteit van de voorbelasting. Ze zijn vooral handig voor nieuwe leveranciers, facturen met een hoge waarde en leveranciers die onlangs licentiegegevens hebben gewijzigd.
Records die u moet bewaren voordat u beslist of archiveert
- Belastingfacturen en creditnota's voor de verslagperiode
- Verkoop
- en inkoopgrootboeken geëxporteerd vanuit het boekhoudsysteem
- Bankafschriften, importgegevens, contracten en leveringsbewijzen
- VAT201 retourbevestigingen en betalings
- of terugbetalingsbevestigingen
Reviewvragen voor de eigenaar
- Komt de BTW-behandeling overeen met de daadwerkelijke levering, klant en plaats van levering?
- Kan elke voorbelastingclaim worden herleid tot een geldige factuur en zakelijk doel?
- Sluiten de BTW-controlerekeningen aan op de ingediende aangifte?
- Zou het dossier nog steeds zinvol zijn als de FTA er zes maanden later om zou vragen?
Fouten die dit duur maken
- Het behandelen van alle ongebruikelijke transacties als buiten de BTW zonder de regel te controleren
- Het claimen van voorbelasting omdat er betaald is, zelfs als de factuur zwak is
- Importeren, restituties en creditnota's bewaren tot de laatste indieningsdag
Praktische volgende stap
Voeg een TRN-beoordeling toe aan de onboarding van leveranciers en de maandelijkse BTW-afsluiting, en sla vervolgens de gecontroleerde factuur op in de juiste belastingperiodemap.
Houd een kort werkdocument bij met de gebruikte feiten, data, aannames en documenten. Het maakt toekomstige archivering, beoordeling of overdracht veel eenvoudiger.