Btw-facturen zijn het bewijsstuk achter uw btw-aangifte. Als de factuurgegevens onvolledig zijn, kunnen uw boeken er correct uitzien, maar kan uw BTW-positie nog steeds zwak zijn tijdens een FTA-beoordeling.
Kernbelastingfactuurvelden
- Officiële naam en adres van de leverancier
- Leverancier TRN
- Opeenvolgend factuurnummer
- Factuuruitgiftedatum en leveringsdatum zijn verschillend
- Klantgegevens waar nodig
- Beschrijving van goederen of diensten
- Belastbare waarde vóór BTW
- BTW-tarief en BTW-bedrag
- Totaalbedrag inclusief BTW
Controles voordat de voorbelasting wordt geclaimd
- Controleer of de leverancier TRN aanwezig is
- Stem de factuurwaarde af op de betaling en boekhouding
- Controleer de BTW-periodedatum
- Bevestig dat de uitgave betrekking heeft op belastbare bedrijfsactiviteiten
- Bewaar de factuur met ondersteunende contracten of leveringsbewijzen
Een bankoverschrijving alleen is niet voldoende ondersteuning voor de voorbelasting. Bewaar de factuur, niet alleen het betalingsbewijs.
Praktische installatietip
Configureer Zoho Books, Xero, QuickBooks of uw factureringstool voordat u uw eerste btw-factuur uitreikt. Het achteraf aanpassen van factuursjablonen nadat de archivering is gestart, zorgt voor vermijdbaar opruimwerk.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
Factuurproblemen lijken meestal klein totdat een terugbetaling, audit of kopersbeoordeling deze aan het licht brengt. Ontbrekende TRN's, losse factuurnummering en onduidelijke BTW-bedragen maken zowel de output
- als de input-BTW moeilijker te verdedigen.
Records die u moet bewaren voordat u beslist of archiveert
- Belastingfacturen en creditnota's voor de verslagperiode
- Verkoop
- en inkoopgrootboeken geëxporteerd vanuit het boekhoudsysteem
- Bankafschriften, importgegevens, contracten en leveringsbewijzen
- VAT201 retourbevestigingen en betalings
- of terugbetalingsbevestigingen
Reviewvragen voor de eigenaar
- Komt de BTW-behandeling overeen met de daadwerkelijke levering, klant en plaats van levering?
- Kan elke voorbelastingclaim worden herleid tot een geldige factuur en zakelijk doel?
- Sluiten de BTW-controlerekeningen aan op de ingediende aangifte?
- Zou het dossier nog steeds zinvol zijn als de FTA er zes maanden later om zou vragen?
Fouten die dit duur maken
- Het behandelen van alle ongebruikelijke transacties als buiten de BTW zonder de regel te controleren
- Het claimen van voorbelasting omdat er betaald is, zelfs als de factuur zwak is
- Importeren, restituties en creditnota's bewaren tot de laatste indieningsdag
Praktische volgende stap
Vergrendel het factuursjabloon in het boekhoudsysteem en toets vervolgens vijf recente verkopen en vijf leveranciersrekeningen aan de hand van de verplichte velden voordat de volgende BTW-aangifte wordt voorbereid.
Houd een kort werkdocument bij met de gebruikte feiten, data, aannames en documenten. Het maakt toekomstige archivering, beoordeling of overdracht veel eenvoudiger.