Firmy z branży spożywczej rozwijają się szybko. Jeśli księgowanie jest opóźnione, właściciele tracą widoczność kosztów żywności, kosztów pracy, wycieków środków pieniężnych, podatku VAT i sald dostawców.
Kluczowe obszary księgowości restauracji
- Codzienna sprzedaż POS
- Rozliczenia kartą, gotówką i aplikacją dostawczą
- VAT od sprzedaży podlegającej opodatkowaniu
- Rachunki dostawców i warunki płatności
- Zapasy i marnotrawstwo
- Płace, WPS, napiwki i napiwki
- Koszty wynajmu, mediów i licencji
Raporty miesięczne, których potrzebują właściciele
- Sprzedaż według kanałów
- Marża brutto i koszt żywności
- Koszt wynagrodzeń jako procent sprzedaży
- Starzenie się dostawcy
- Szacunkowy podatek VAT
- Rozliczenie gotówki i karty
- Zyski i straty według oddziału, jeśli ma to zastosowanie
Typowe problemy z czyszczeniem
- Oddziel sprzedaż brutto od opłat za aplikację do dostawy
- Codziennie uzgadniaj wpłaty gotówkowe
- Dopasuj oświadczenia dostawców do rachunków
- Konsekwentnie księguj listę płac
- Przejrzyj korekty zapasów
- Zamknij każdy miesiąc przed złożeniem deklaracji VAT
Jeśli wypłaty z aplikacji dostawczej są księgowane jako sprzedaż, przychody i wydatki mogą być błędne.
Jak to wygląda w praktyce
Właściciele restauracji potrzebują szybko liczb, ponieważ koszty żywności, opłaty za dostawę, marnotrawstwo, płace i podatek VAT zmieniają się każdego dnia. Późne zamknięcie miesiąca ukrywa problemy z marżą, dopóki gotówka nie będzie już napięta.
Dokumenty, które należy zachować przed podjęciem decyzji lub złożeniem
- Wyciągi bankowe, wyciągi z kart, faktury, paragony i rachunki od dostawców
- Lista płac, WPS, napiwki, rachunek bieżący właściciela i harmonogramy pożyczek
- Rozliczenia VAT, wsparcie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych i miesięczne raporty zarządcze
- Umowy, zamówienia zakupu, dowody dostawy i eksport oprogramowania
Przejrzyj pytania do właściciela
- Czy salda bankowe na rachunkach odpowiadają rzeczywistym wyciągom?
- Czy przychody, wydatki, podatek VAT, płace i płatności właściciela można przeglądać osobno?
- Czy raporty są przydatne przy podejmowaniu decyzji, czy też są przygotowywane tylko dlatego, że zbliża się termin?
- Czy dokumentacja księgowa jest wystarczająco czysta, aby inny księgowy mógł ją szybko zrozumieć?
Błędy, które czynią to kosztownym
- Księgowanie depozytów bankowych jako przychodów bez sprawdzania faktur, podatku VAT i opłat
- Włączenie wydatków osobistych właściciela do normalnych wydatków służbowych
- Oczekiwanie na złożenie wniosku o podatek VAT lub podatek dochodowy od osób prawnych w celu uzgodnienia miesięcy transakcji
Praktyczny następny krok
Co miesiąc zamykaj rejestry POS, gotówki, kart, aplikacji dostawczej, dostawców, zapasów, listy płac i VAT, korzystając z raportowania na poziomie oddziału, jeśli firma ma więcej niż jeden punkt sprzedaży.
Przygotuj krótki dokument roboczy zawierający fakty, daty, założenia i wykorzystane dokumenty. Dzięki temu przyszłe składanie, przeglądanie i przekazywanie dokumentów będzie znacznie łatwiejsze.