Księgowość najlepiej sprawdza się w rytmie miesięcznym. Gdy ewidencja jest aktualizowana wyłącznie w terminach związanych z podatkiem VAT lub podatkiem dochodowym od osób prawnych, naprawianie brakujących faktur i nieuzgodnionych sald staje się kosztowne.
Miesięczna lista kontrolna
- Gromadź faktury sprzedaży, rachunki zakupu, paragony i wyciągi bankowe
- Księgowanie sprzedaży i noty kredytowe
- Przesyłaj rachunki od dostawców i roszczenia z tytułu wydatków
- Uzgodnij wszystkie rachunki bankowe i karty
- Przejrzyj brakujące rachunki
- Księguj listę płac, WPS, napiwki i transakcje właściciela
- Sprawdź kody podatku VAT
- Przygotuj raport zysków i strat, bilans i należności
Pytania dotyczące recenzji właścicieli
- Czy gotówka w banku jest uzgadniana?
- Kto jest nam winien pieniądze?
- Którzy dostawcy nie otrzymują wynagrodzenia?
- Czy marże rosną czy spadają?
- Czy podatek VAT narasta?
- Czy wydatki osobiste są rozdzielone?
Miesiąc nie jest zamknięty, dopóki salda bankowe się nie zgadzają i nie zostaną wyświetlone otwarte pytania.
Gdy zamknięcie miesiąca będzie wiarygodne, przygotowanie deklaracji VAT i zeznań dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych stanie się znacznie łatwiejsze.
Jak to wygląda w praktyce
Księgowość miesięczna sprawdza się, gdy właściciel widzi powtarzalne zamknięcie, a nie stos transakcji. Zamknięcie powinno odpowiedzieć na pytania dotyczące środków pieniężnych, należności, zobowiązań, podatku VAT, płac i wydatków właściciela.
Dokumenty, które należy zachować przed podjęciem decyzji lub złożeniem
- Wyciągi bankowe, wyciągi z kart, faktury, paragony i rachunki od dostawców
- Lista płac, WPS, napiwki, rachunek bieżący właściciela i harmonogramy pożyczek
- Rozliczenia VAT, wsparcie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych i miesięczne raporty zarządcze
- Umowy, zamówienia zakupu, dowody dostawy i eksport oprogramowania
Przejrzyj pytania do właściciela
- Czy salda bankowe na rachunkach odpowiadają rzeczywistym wyciągom?
- Czy przychody, wydatki, podatek VAT, płace i płatności właściciela można przeglądać osobno?
- Czy raporty są przydatne przy podejmowaniu decyzji, czy też są przygotowywane tylko dlatego, że zbliża się termin?
- Czy dokumentacja księgowa jest wystarczająco czysta, aby inny księgowy mógł ją szybko zrozumieć?
Błędy, które czynią to kosztownym
- Księgowanie depozytów bankowych jako przychodów bez sprawdzania faktur, podatku VAT i opłat
- Włączenie wydatków osobistych właściciela do normalnych wydatków służbowych
- Oczekiwanie na złożenie wniosku o podatek VAT lub podatek dochodowy od osób prawnych w celu uzgodnienia miesięcy transakcji
Praktyczny następny krok
Korzystaj z jednej listy kontrolnej co miesiąc i nie oznaczaj miesiąca jako zamkniętego, dopóki banki nie uzgodnią i nie przydzielą pytań otwartych.
Przygotuj krótki dokument roboczy zawierający fakty, daty, założenia i wykorzystane dokumenty. Dzięki temu przyszłe składanie, przeglądanie i przekazywanie dokumentów będzie znacznie łatwiejsze.