Wiele firm w Zjednoczonych Emiratach Arabskich odkrywa problemy z księgowością tylko wtedy, gdy termin VAT, zeznanie podatkowe od osób prawnych, wniosek bankowy, ocena inwestorska lub audyt stwarzają pilną potrzebę. Czyszczenie jest możliwe, ale powinno przebiegać według jasnej kolejności.
Znaki, że potrzebujesz oczyszczenia
- Salda bankowe nie są zgodne z dokumentacją księgową
- Brakuje faktur sprzedaży lub są one powielone
- Rachunki dostawców zostały zaksięgowane bez kontroli podatku VAT
- Płatności właściciela są mieszane z wydatkami służbowymi
- Deklaracje VAT zostały złożone z arkuszy kalkulacyjnych bez uzgodnienia
- Nie istnieje wiarygodny rachunek zysków i strat ani bilans
Proces czyszczenia
- Zbieraj wyciągi bankowe, faktury, paragony, pliki płacowe i deklaracje VAT
- Ustaw pozycję bilansu otwarcia
- Uzgodnij każdy rachunek bankowy i kartę
- Odbuduj księgi sprzedaży i zakupów
- Sprawdź sposób rozliczania podatku VAT i brakujące faktury
- Księguj płace, pożyczki, rysunki właściciela i środki trwałe
- Przygotuj poprawione raporty i listę otwartych pozycji
Rozpocznij czyszczenie od wyciągów bankowych. Są najbardziej niezawodnym szkieletem do odbudowy starych rekordów.
Po oczyszczeniu przejdź do comiesięcznego procesu zamykania, aby ten sam problem nie powrócił przed następnym terminem składania wniosków.
Jak to wygląda w praktyce
Oczyszczanie zwykle rozpoczyna się, gdy bank, inwestor, termin zawarcia FTA lub złożenie wniosku o podatek dochodowy od osób prawnych zmusza właściciela do stawienia czoła starym dokumentom. Najszybszą metodą jest odbudowanie danych na podstawie wyciągów bankowych, następnie dołączenie faktur i sklasyfikowanie pozycji wrażliwych podatkowo.
Dokumenty, które należy zachować przed podjęciem decyzji lub złożeniem
- Wyciągi bankowe, wyciągi z kart, faktury, paragony i rachunki od dostawców
- Lista płac, WPS, napiwki, rachunek bieżący właściciela i harmonogramy pożyczek
- Rozliczenia VAT, wsparcie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych i miesięczne raporty zarządcze
- Umowy, zamówienia zakupu, dowody dostawy i eksport oprogramowania
Przejrzyj pytania do właściciela
- Czy salda bankowe na rachunkach odpowiadają rzeczywistym wyciągom?
- Czy przychody, wydatki, podatek VAT, płace i płatności właściciela można przeglądać osobno?
- Czy raporty są przydatne przy podejmowaniu decyzji, czy też są przygotowywane tylko dlatego, że zbliża się termin?
- Czy dokumentacja księgowa jest wystarczająco czysta, aby inny księgowy mógł ją szybko zrozumieć?
Błędy, które czynią to kosztownym
- Księgowanie depozytów bankowych jako przychodów bez sprawdzania faktur, podatku VAT i opłat
- Włączenie wydatków osobistych właściciela do normalnych wydatków służbowych
- Oczekiwanie na złożenie wniosku o podatek VAT lub podatek dochodowy od osób prawnych w celu uzgodnienia miesięcy transakcji
Praktyczny następny krok
Zamroź rozliczany okres, zbierz wszystkie banki i faktury, uzgodnij chronologicznie i prowadź listę otwartych pozycji, aby nierozwiązane kwestie były widoczne, a nie ukryte w księdze.
Przygotuj krótki dokument roboczy zawierający fakty, daty, założenia i wykorzystane dokumenty. Dzięki temu przyszłe składanie, przeglądanie i przekazywanie dokumentów będzie znacznie łatwiejsze.