Dowodem złożenia deklaracji VAT są faktury VAT. Jeśli dane na fakturze są niekompletne, Twoje księgi mogą wyglądać prawidłowo, ale pozycja VAT może nadal być słaba podczas przeglądu FTA.
Pola faktury VAT
- Prawna nazwa i adres dostawcy
- Dostawca TRN
- Numer kolejny faktury
- Data wystawienia faktury i data dostawy, jeśli są różne
- Dane klienta, jeżeli są wymagane
- Opis towarów lub usług
- Wartość podlegająca opodatkowaniu przed VAT
- Stawka i kwota podatku VAT
- Całkowita kwota zawierająca podatek VAT
Kontrole przed złożeniem wniosku o naliczony podatek VAT
- Potwierdź obecność dostawcy TRN
- Dopasuj wartość faktury do zapisu płatności i księgowania
- Sprawdź datę okresu VAT
- Potwierdź, że wydatek dotyczy działalności gospodarczej podlegającej opodatkowaniu
- Przechowuj fakturę wraz z umowami potwierdzającymi lub dowodem dostawy
Sam przelew bankowy nie jest wystarczającym wsparciem dla naliczonego podatku VAT. Zachowaj fakturę, a nie tylko zapis płatności.
Praktyczna wskazówka dotycząca konfiguracji
Skonfiguruj Zoho Books, Xero, QuickBooks lub swoje narzędzie do fakturowania przed wystawieniem pierwszej faktury VAT. Modernizacja szablonów faktur po rozpoczęciu archiwizacji powoduje konieczność przeprowadzenia prac porządkowych, których można uniknąć.
Jak to wygląda w praktyce
Problemy z fakturami zwykle wydają się niewielkie, dopóki nie ujawnią ich zwrot pieniędzy, audyt lub recenzja kupującego. Brakujące numery TRN, luźna numeracja faktur i niejasne kwoty podatku VAT utrudniają obronę zarówno należnego, jak i naliczonego podatku VAT.
Dokumenty, które należy zachować przed podjęciem decyzji lub złożeniem
- Faktury podatkowe i noty kredytowe za okres objęty kontrolą
- Eksport ksiąg sprzedaży i zakupów z systemu księgowego
- Wyciągi bankowe, zapisy importowe, umowy i dowody dostawy
- Potwierdzenia zwrotu VAT201 oraz potwierdzenia płatności lub zwrotu pieniędzy
Przejrzyj pytania do właściciela
- Czy sposób traktowania podatku VAT odpowiada rzeczywistej dostawie, klientowi i miejscu dostawy?
- Czy każde roszczenie o naliczony podatek VAT można powiązać z ważną fakturą i celem biznesowym?
- Czy rachunki kontrolne VAT są zgodne ze złożoną deklaracją?
- Czy dokument miałby nadal sens, gdyby FTA zażądała go sześć miesięcy później?
Błędy, które czynią to kosztownym
- Traktowanie wszystkich nietypowych transakcji jako transakcji spoza podatku VAT bez sprawdzania reguły
- Żądanie naliczonego podatku VAT z powodu dokonania płatności, nawet jeśli faktura jest słaba
- Pozostawienie importu, zwrotów i not kredytowych do ostatniego dnia zgłoszenia
Praktyczny następny krok
Zablokuj szablon faktury w systemie księgowym, a następnie przetestuj pięć ostatnich sprzedaży i pięć rachunków dostawcy pod kątem wymaganych pól przed przygotowaniem kolejnej deklaracji VAT.
Przygotuj krótki dokument roboczy zawierający fakty, daty, założenia i wykorzystane dokumenty. Dzięki temu przyszłe składanie, przeglądanie i przekazywanie dokumentów będzie znacznie łatwiejsze.