Готовность к выставлению электронных счетов во многом зависит от качества вашей учетной системы. Если счета-фактуры создаются вручную, налоговые коды несовместимы или данные о клиентах неполны, переход будет сложнее.
Проверки готовности программного обеспечения
- Поля счета-фактуры по налогу на добавленную стоимость в ОАЭ заполнены.
- Нумерация счетов контролируется
- Кредит-ноты связаны с оригинальными счетами-фактурами.
- Доступны поля клиента TRN и адреса.
- Продукты и услуги имеют последовательные описания.
- Отчеты можно экспортировать для просмотра.
Распространенные проблемы с установкой
- Несколько записей о клиентах для одного и того же клиента.
- Номера счетов, вводимые вручную сотрудниками
- НДС, учтенный через общие налоговые коды
- Счета-фактуры, выставленные вне учетной системы
- Отсутствует процесс утверждения кредит-ноты.
План подготовки
- Проверьте свой шаблон счета-фактуры.
- Очистка основных данных клиентов и поставщиков.
- Просмотрите налоговые коды НДС.
- Выверка открытой дебиторской задолженности
- Задокументируйте процесс утверждения счета.
- Узнайте у поставщика программного обеспечения о планах электронного выставления счетов.
Не ждите решения провайдера по очистке вашего учетного файла. Чистые данные помогут независимо от того, какого провайдера вы выберете.
Как это выглядит на практике
Готовность программного обеспечения зависит от файла, а не только от марки. Чистый файл Zoho, Xero или QuickBooks подготовить легче, чем ERP, в котором налоговые коды, клиенты и номера счетов несовместимы.
Записи, которые следует сохранить, прежде чем вы примете решение или сохраните файл
- Основные данные о клиентах и поставщиках с юридическими названиями, адресами и ТРН, где это необходимо.
- Шаблоны счетов-фактур НДС, рабочий процесс кредит-нот и правила утверждения.
- Образцы экспорта бухгалтерского программного обеспечения и примечания по интеграции поставщика.
- Внутренний график назначения ASP, тестирования, обучения и ввода в эксплуатацию.
Обзорные вопросы для владельца
- Может ли бизнес выставлять счета из одной подконтрольной системы?
- Достаточно ли заполнены поля счета-фактуры для электронного выставления счетов и проверки НДС?
- Кто утверждает кредит-ноты, отмены, возвраты и исправления?
- Достаточно ли чисты данные о клиентах, чтобы их можно было подключить к аккредитованному поставщику услуг?
Ошибки, которые делают это дорого
- Рассматривать выставление электронных счетов только как решение о подписке на программное обеспечение.
- Ожидание крайнего срока перед очисткой дубликатов клиентов и налоговых кодов.
- Выставление счетов из электронных таблиц, в то время как система бухгалтерского учета рассказывает другую историю.
Практический следующий шаг
Задайте поставщику программного обеспечения и бухгалтеру одни и те же вопросы: обязательные поля, формат экспорта, интеграция ASP, рабочий процесс с невыставленным счетом и обработка кредит-нот.
Сохраните краткий рабочий документ с указанием фактов, дат, предположений и использованных документов. Это значительно упрощает подачу, рассмотрение или передачу документов в будущем.