Малому бизнесу не нужно ждать окончательного срока, чтобы подготовиться к выставлению электронных счетов. Большая часть работы по обеспечению готовности — это обычная финансовая деятельность: точные данные, согласованные шаблоны счетов и надежные бухгалтерские записи.
Контрольный список данных
- Юридические имена клиентов соответствуют контрактам и торговым лицензиям.
- ТРН собираются там, где это необходимо.
- Адреса клиентов и контактные адреса электронной почты указаны полностью.
- Записи поставщиков не дублируются.
- Описания продуктов и услуг стандартизированы
- Налоговые коды НДС настроены правильно
Контрольный список процесса
- Решите, кто может создавать счета-фактуры.
- Установите правила утверждения счетов и кредит-нот.
- Соблюдайте последовательность нумерации счетов-фактур.
- Прикрепите контракты, заказы на поставку и доказательства доставки.
- Сверка выставленных счетов с платежами.
- Архивируйте записи счетов по налоговому периоду.
Вопросы по программному обеспечению
- Может ли система экспортировать чистые данные счетов?
- Поддерживает ли он поля счета-фактуры с НДС в ОАЭ?
- Может ли он обрабатывать кредит-ноты и частичные платежи?
- Может ли ваш бухгалтер получить доступ к файлу?
- Будет ли он интегрирован с выбранным вами аккредитованным поставщиком услуг?
Неверные основные данные создают неверные электронные счета. Очистите свои записи до того, как начнется давление на развертывание.
Как это выглядит на практике
Контрольный список готовности полезен, поскольку большая часть работы по выставлению электронных счетов представляет собой обычную финансовую дисциплину. Бизнесу нужны чистые данные, контролируемое создание счетов, надежные кредит-ноты и программное обеспечение для бухгалтерского учета, которому доверяет команда.
Записи, которые следует сохранить, прежде чем вы примете решение или сохраните файл
- Основные данные о клиентах и поставщиках с юридическими названиями, адресами и ТРН, где это необходимо.
- Шаблоны счетов-фактур НДС, рабочий процесс кредит-нот и правила утверждения.
- Образцы экспорта бухгалтерского программного обеспечения и примечания по интеграции поставщика.
- Внутренний график назначения ASP, тестирования, обучения и ввода в эксплуатацию.
Обзорные вопросы для владельца
- Может ли бизнес выставлять счета из одной подконтрольной системы?
- Достаточно ли заполнены поля счета-фактуры для электронного выставления счетов и проверки НДС?
- Кто утверждает кредит-ноты, отмены, возвраты и исправления?
- Достаточно ли чисты данные о клиентах, чтобы их можно было подключить к аккредитованному поставщику услуг?
Ошибки, которые делают это дорого
- Рассматривать выставление электронных счетов только как решение о подписке на программное обеспечение.
- Ожидание крайнего срока перед очисткой дубликатов клиентов и налоговых кодов.
- Выставление счетов из электронных таблиц, в то время как система бухгалтерского учета рассказывает другую историю.
Практический следующий шаг
Запустите образец теста, используя последние 20 счетов-фактур и 10 кредит-нот. Если данные противоречивы, исправьте рабочий процесс перед назначением поставщика.
Сохраните краткий рабочий документ с указанием фактов, дат, предположений и использованных документов. Это значительно упрощает подачу, рассмотрение или передачу документов в будущем.