Бухгалтерия лучше всего работает в ежемесячном ритме. Когда записи обновляются только в сроки, установленные для НДС или корпоративного налога, исправление недостающих счетов и невыверенных балансов становится дорогостоящим.
Контрольный список на месяц
- Соберите счета-фактуры, счета за покупку, квитанции и банковские выписки.
- Послепродажный и кредит-ноты
- Размещение счетов поставщиков и претензий по расходам.
- Сверьте все банковские и карточные счета
- Просмотрите недостающие квитанции.
- Начисление заработной платы, WPS, чаевые и транзакции владельцев.
- Проверьте налоговые коды НДС.
- Подготовьте отчет о прибылях и убытках, баланс и отчет о дебиторской задолженности.
Вопросы по отзывам владельцев
- Сверяются ли наличные в банке?
- Кто нам должен денег?
- Какие поставщики не получают зарплату?
- Маржа движется вверх или вниз?
- Увеличивается ли НДС к уплате?
- Личные расходы разделены?
Месяц не закрывается до тех пор, пока балансы банков не совпадут и не будут перечислены открытые вопросы.
Как только ежемесячное закрытие станет надежным, подготовить декларации по НДС и корпоративные налоговые декларации станет намного проще.
Как это выглядит на практике
Ежемесячная бухгалтерия работает, когда владелец видит повторяющееся закрытие, а не кучу транзакций. Закрытие должно ответить на вопросы о денежных средствах, дебиторской и кредиторской задолженности, НДС, заработной плате и расходах владельцев.
Записи, которые следует сохранить, прежде чем вы примете решение или сохраните файл
- Выписки из банковского счета, выписки по картам, счета-фактуры, квитанции и счета поставщиков.
- Расчет заработной платы, WPS, чаевые, текущий счет владельца и графики кредитования.
- Работа с НДС, поддержка корпоративного налогообложения и ежемесячные управленческие отчеты.
- Контракты, заказы на поставку, накладные и экспорт программного обеспечения.
Обзорные вопросы для владельца
- Соответствуют ли остатки на счетах реальным отчетам?
- Можно ли отдельно рассматривать доходы, расходы, НДС, заработную плату и выплаты собственникам?
- Полезны ли отчеты для принятия решений или они готовятся только потому, что приближается срок?
- Достаточно ли чистый файл бухгалтерского учета, чтобы его мог быстро понять другой бухгалтер?
Ошибки, которые делают это дорого
- Отнесение банковских депозитов в качестве выручки без проверки счетов-фактур, НДС или комиссий.
- Разрешение личным расходам владельца оставаться в рамках обычных деловых расходов.
- Ожидание подачи декларации по НДС или корпоративному налогу для сверки месяцев транзакций.
Практический следующий шаг
Используйте один контрольный список каждый месяц и не отмечайте месяц закрытым до тех пор, пока банки не проведут сверку и не будут назначены открытые вопросы.
Сохраните краткий рабочий документ с указанием фактов, дат, предположений и использованных документов. Это значительно упрощает подачу, рассмотрение или передачу документов в будущем.