Die E-Invoicing-Bereitschaft hängt stark von der Qualität Ihres Buchhaltungssystems ab. Wenn Rechnungen manuell erstellt werden, Steuercodes inkonsistent sind oder Kundendaten unvollständig sind, wird die Umstellung schwieriger.
Software-Bereitschaftsprüfungen
- Die Felder der Mehrwertsteuerrechnung der VAE sind vollständig
- Die Rechnungsnummerierung wird kontrolliert
- Gutschriften sind mit Originalrechnungen verknüpft
- Kunden-TRN
- und Adressfelder sind verfügbar
- Produkte und Dienstleistungen verwenden einheitliche Beschreibungen
- Berichte können zur Überprüfung exportiert werden
Häufige Setup-Probleme
- Mehrere Kundendatensätze für denselben Kunden
- Manuelle Rechnungsnummern, die vom Personal eingegeben werden
- Mehrwertsteuer, die über generische Steuercodes gebucht wird
- Rechnungen, die außerhalb des Buchhaltungssystems ausgestellt werden
- Fehlender Gutschriftsgenehmigungsprozess
Vorbereitungsplan
- Überprüfen Sie Ihre Rechnungsvorlage
- Kunden
- und Lieferantenstammdaten bereinigen
- Überprüfen Sie die Mehrwertsteuer-Steuercodes
- Gleichen Sie offene Forderungen ab
- Dokumentieren Sie den Rechnungsgenehmigungsprozess
- Fragen Sie Ihren Softwareanbieter nach E-Invoicing-Plänen
Warten Sie nicht auf die Entscheidung des Anbieters, Ihre Buchhaltungsdatei zu bereinigen. Saubere Daten helfen, egal für welchen Anbieter Sie sich entscheiden.
Wie das in der Praxis aussieht
Die Softwarebereitschaft hängt von der Datei ab, nicht nur von der Marke. Eine saubere Zoho-, Xero
- oder QuickBooks-Datei ist einfacher vorzubereiten als eine ERP-Datei, in der Steuercodes, Kunden und Rechnungsnummern inkonsistent sind.
Aufzeichnungen, die Sie aufbewahren müssen, bevor Sie eine Entscheidung treffen oder einreichen
- Kunden
- und Lieferantenstammdaten mit offiziellen Namen, Adressen und TRNs, sofern relevant
- Vorlagen für Mehrwertsteuerrechnungen, Gutschrifts-Workflow und Genehmigungsregeln
- Exportbeispiele für Buchhaltungssoftware und Hinweise zur Anbieterintegration
- Interner Zeitplan für ASP-Termin, Tests, Schulung und Go-Live
Überprüfungsfragen für den Eigentümer
- Kann das Unternehmen Rechnungen aus einem kontrollierten System ausstellen?
- Sind die Rechnungsfelder vollständig genug für die elektronische Rechnungsstellung und die Mehrwertsteuerprüfung?
- Wer genehmigt Gutschriften, Stornierungen, Rückerstattungen und Korrekturen?
- Sind die Kundendaten sauber genug, um sie an einen akkreditierten Dienstleister weiterzuleiten?
Fehler, die das Ganze teuer machen
- E-Invoicing nur als Software-Abonnement-Entscheidung behandeln
- Warten Sie die Frist ab, bevor Sie doppelte Kunden und Steuercodes bereinigen
- Rechnungen aus Tabellenkalkulationen ausstellen, während das Buchhaltungssystem eine andere Geschichte erzählt
Praktischer nächster Schritt
Stellen Sie dem Softwareanbieter und dem Buchhalter dieselben Fragen: erforderliche Felder, Exportformat, ASP-Integration, Workflow für fehlgeschlagene Rechnungen und Bearbeitung von Gutschriften.
Führen Sie ein kurzes Arbeitspapier mit den verwendeten Fakten, Daten, Annahmen und Dokumenten. Dies erleichtert die spätere Einreichung, Überprüfung oder Übergabe erheblich.