Kleine Unternehmen müssen nicht auf die letzte Frist warten, um sich auf die elektronische Rechnungsstellung vorzubereiten. Die meisten Bereitschaftsarbeiten sind normale Finanzverwaltung: saubere Daten, konsistente Rechnungsvorlagen und zuverlässige Buchhaltungsunterlagen.
Datencheckliste
- Firmennamen der Kunden stimmen mit Verträgen und Handelslizenzen überein
- TRNs werden gegebenenfalls erfasst
- Kundenadressen und Kontakt-E-Mails sind vollständig
- Lieferantendatensätze werden nicht dupliziert
- Produkt
- und Leistungsbeschreibungen sind standardisiert
- Die Mehrwertsteuer-Steuercodes sind korrekt konfiguriert
Prozess-Checkliste
- Entscheiden Sie, wer Rechnungen erstellen darf
- Legen Sie Genehmigungsregeln für Rechnungen und Gutschriften fest
- Halten Sie die Rechnungsnummerierung fortlaufend
- Fügen Sie Verträge, Bestellungen und Liefernachweise bei
- Gleichen Sie ausgestellte Rechnungen mit Zahlungen ab
- Archivieren Sie Rechnungsdatensätze nach Steuerzeitraum
Softwarefragen
- Kann das System saubere Rechnungsdaten exportieren?
- Unterstützt es Rechnungsfelder mit Mehrwertsteuer in den Vereinigten Arabischen Emiraten?
- Kann es Gutschriften und Teilzahlungen verarbeiten?
- Kann Ihr Buchhalter auf die Datei zugreifen?
- Wird es in den von Ihnen gewählten akkreditierten Dienstanbieter integriert?
Schlechte Stammdaten führen zu fehlerhaften E-Rechnungen. Bereinigen Sie Ihre Unterlagen, bevor der Rollout-Druck beginnt.
Wie das in der Praxis aussieht
Eine Bereitschaftscheckliste ist nützlich, da die meisten E-Invoicing-Arbeiten normale Finanzdisziplin sind. Das Unternehmen benötigt saubere Daten, eine kontrollierte Rechnungserstellung, zuverlässige Gutschriften und eine Buchhaltungssoftware, der das Team vertraut.
Aufzeichnungen, die Sie aufbewahren müssen, bevor Sie eine Entscheidung treffen oder einreichen
- Kunden
- und Lieferantenstammdaten mit offiziellen Namen, Adressen und TRNs, sofern relevant
- Vorlagen für Mehrwertsteuerrechnungen, Gutschrifts-Workflow und Genehmigungsregeln
- Exportbeispiele für Buchhaltungssoftware und Hinweise zur Anbieterintegration
- Interner Zeitplan für ASP-Termin, Tests, Schulung und Go-Live
Überprüfungsfragen für den Eigentümer
- Kann das Unternehmen Rechnungen aus einem kontrollierten System ausstellen?
- Sind die Rechnungsfelder vollständig genug für die elektronische Rechnungsstellung und die Mehrwertsteuerprüfung?
- Wer genehmigt Gutschriften, Stornierungen, Rückerstattungen und Korrekturen?
- Sind die Kundendaten sauber genug, um sie an einen akkreditierten Dienstleister weiterzuleiten?
Fehler, die das Ganze teuer machen
- E-Invoicing nur als Software-Abonnement-Entscheidung behandeln
- Warten Sie die Frist ab, bevor Sie doppelte Kunden und Steuercodes bereinigen
- Rechnungen aus Tabellenkalkulationen ausstellen, während das Buchhaltungssystem eine andere Geschichte erzählt
Praktischer nächster Schritt
Führen Sie einen Beispieltest mit den letzten 20 Rechnungen und 10 Gutschriften durch. Wenn die Daten inkonsistent sind, korrigieren Sie den Arbeitsablauf, bevor Sie einen Anbieter ernennen.
Führen Sie ein kurzes Arbeitspapier mit den verwendeten Fakten, Daten, Annahmen und Dokumenten. Dies erleichtert die spätere Einreichung, Überprüfung oder Übergabe erheblich.