Peppol ist ein internationales Rahmenwerk für den Austausch elektronischer Dokumente. Im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung in den Vereinigten Arabischen Emiraten hilft es Unternehmen dabei, Rechnungsdaten auf standardisierte Weise über genehmigte Kanäle zu versenden.
Was sich für Unternehmen ändert
- Rechnungen werden zu strukturierten elektronischen Aufzeichnungen, nicht nur zu PDFs
- Rechnungsdaten müssen mit den Pflichtfeldern übereinstimmen
- Buchhaltungssoftware und Anbietereinrichtung gewinnen an Bedeutung
- Gutschriften und Korrekturen benötigen einen kontrollierten Arbeitsablauf – Finanzteams benötigen bessere Kunden
- und Lieferantendaten
Was ein akkreditierter Dienstleister tut
Ein akkreditierter Dienstleister unterstützt den Austausch elektronischer Rechnungen im Rahmen des VAE-Systems. Unternehmen sollten Anbieteroptionen, Integrationsanforderungen, Support, Preise und die Art und Weise prüfen, wie der Anbieter eine Verbindung zu ihrem Buchhaltungsworkflow herstellt.
Eigentümer-Checkliste
- Bestätigen Sie, ob Ihr Unternehmen in den Geltungsbereich fällt
- Überprüfen Sie Ihr Implementierungsdatum
- Überprüfen Sie die Bereitschaft der Buchhaltungssoftware
- Bereinigen Sie Kunden
- und Lieferantendaten
- Anbieteroptionen in die engere Auswahl nehmen
- Schulen Sie die Personen, die Rechnungen ausstellen und genehmigen
Je früher Sie Rechnungsdaten standardisieren, desto einfacher sollte das Anbieter-Onboarding sein.
Wie das in der Praxis aussieht
Peppol klingt technisch, aber die Frage auf Eigentümerebene ist einfach: Kann das Unternehmen strukturierte Rechnungsdaten über das erforderliche Netzwerk austauschen, ohne jedes Mal manuelle Korrekturen vornehmen zu müssen?
Aufzeichnungen, die Sie aufbewahren müssen, bevor Sie eine Entscheidung treffen oder einreichen
- Kunden
- und Lieferantenstammdaten mit offiziellen Namen, Adressen und TRNs, sofern relevant
- Vorlagen für Mehrwertsteuerrechnungen, Gutschrifts-Workflow und Genehmigungsregeln
- Exportbeispiele für Buchhaltungssoftware und Hinweise zur Anbieterintegration
- Interner Zeitplan für ASP-Termin, Tests, Schulung und Go-Live
Überprüfungsfragen für den Eigentümer
- Kann das Unternehmen Rechnungen aus einem kontrollierten System ausstellen?
- Sind die Rechnungsfelder vollständig genug für die elektronische Rechnungsstellung und die Mehrwertsteuerprüfung?
- Wer genehmigt Gutschriften, Stornierungen, Rückerstattungen und Korrekturen?
- Sind die Kundendaten sauber genug, um sie an einen akkreditierten Dienstleister weiterzuleiten?
Fehler, die das Ganze teuer machen
- E-Invoicing nur als Software-Abonnement-Entscheidung behandeln
- Warten Sie die Frist ab, bevor Sie doppelte Kunden und Steuercodes bereinigen
- Rechnungen aus Tabellenkalkulationen ausstellen, während das Buchhaltungssystem eine andere Geschichte erzählt
Praktischer nächster Schritt
Stellen Sie dar, wie eine Rechnung von der Verkaufsgenehmigung über die Buchhaltung bis hin zur Lieferung an den Kunden verläuft, und identifizieren Sie dann, wo strukturierte E-Rechnungsdaten fehlschlagen könnten.
Führen Sie ein kurzes Arbeitspapier mit den verwendeten Fakten, Daten, Annahmen und Dokumenten. Dies erleichtert die spätere Einreichung, Überprüfung oder Übergabe erheblich.