Aufzeichnungen sind nicht nur Aufbewahrung. Es ist das Beweissystem hinter jeder Mehrwertsteuererklärung, Körperschaftssteuererklärung, Prüfungsanfrage, Banküberprüfung und Eigentümerentscheidung.
Kernaufzeichnungen, die aufbewahrt werden müssen
- Gewerbeschein und Gründungsdokumente
- Ausweisdokumente für Eigentümer und Manager
- Verkaufsrechnungen und Gutschriften
- Kaufrechnungen und Quittungen
- Bank
- und Kartenabrechnungen
- Verträge und Bestellungen
- Gehalts-, WPS
- und Trinkgeldaufzeichnungen
- Mehrwertsteuererklärungen und Zahlungsbestätigungen
- Berechnungen und Einreichungsbestätigungen der Körperschaftssteuer
Speicherstruktur
- Erstellen Sie Ordner nach Geschäftsjahr
- Separate Verkaufs-, Einkaufs-, Bank-, Gehalts-, Steuer
- und Rechtsunterlagen
- Verwenden Sie konsistente Dateinamen mit Datumsangaben und Lieferanten-/Kundennamen
- Beschränken Sie den Zugriff auf vertrauliche Dateien
- Sichern Sie Datensätze in einem sicheren Cloud-Speicher
Ein Dokument, das nicht schnell gefunden werden kann, ist fast so schlimm wie ein Dokument, das nie gespeichert wurde.
Wenn Ihre Unterlagen über WhatsApp, E-Mails, Papierordner und persönliche Laufwerke verteilt sind, reparieren Sie das Archiv, bevor die nächste Steuerperiode endet.
Wie das in der Praxis aussieht
Der Prüfstein für die Führung von Aufzeichnungen besteht nicht darin, ob irgendwo Dateien vorhanden sind. Der Test besteht darin, ob das Unternehmen die richtige Rechnung, den richtigen Vertrag, die richtige Rückerstattung, den richtigen Kontoauszug und die richtige Erklärung abrufen kann, wenn die Freihandelsbehörde, die Bank, der Wirtschaftsprüfer oder der Käufer danach fragen.
Aufzeichnungen, die Sie aufbewahren müssen, bevor Sie eine Entscheidung treffen oder einreichen
- Gewerbeschein, Eigentumsdokumente, FTA-Profil und Aufzeichnungen von Zeichnungsberechtigten
- Mehrwertsteuer-, Körperschaftssteuer-, Buchhaltungs-, Gehaltsabrechnungs
- und Lizenzverlängerungsbestätigungen
- Elektronisches Archiv von Rechnungen, Verträgen, Banken und Berichten für jedes Jahr
- Protokoll der offenen Elemente, das zeigt, was angefordert, gelöst und noch fehlt
Überprüfungsfragen für den Eigentümer
- Welche Fristen gelten für dieses Lizenz
- und Geschäftsjahr?
- Wem gehört jede Compliance-Aufgabe, bevor das Fälligkeitsdatum erreicht ist?
- Werden die Aufzeichnungen so gespeichert, dass Buchhalter und Eigentümer sie schnell abrufen können?
- Wurde das FTA-Profil nach Eigentümer-, Lizenz
- oder Kontaktänderungen aktualisiert?
Fehler, die das Ganze teuer machen
- Bewahren Sie wichtige Aufzeichnungen nur in WhatsApp-Chats oder persönlichen Posteingängen auf
- Verfolgung von Mehrwertsteuer, Körperschaftssteuer, Gehaltsabrechnung und Lizenzdaten an separaten Orten
- Angenommen, eine alte saubere Ablage bedeutet, dass sich die nächste Periode von selbst erledigen wird
Praktischer nächster Schritt
Verschieben Sie Datensätze in ein jahresbasiertes Archiv mit Standardnamen, eingeschränktem Zugriff und einem monatlichen Abschlussordner, der den Buchhaltungsberichten entspricht.
Führen Sie ein kurzes Arbeitspapier mit den verwendeten Fakten, Daten, Annahmen und Dokumenten. Dies erleichtert die spätere Einreichung, Überprüfung oder Übergabe erheblich.