Unternehmen sollten es vermeiden, auf einen Bußgeldbescheid zu warten, um die elektronische Rechnungsstellung ernst zu nehmen. Noch bevor alle Durchsetzungsdetails festgelegt sind, ist die Compliance-Richtung klar: Rechnungsdaten müssen strukturierter und kontrollierter werden.
Wahrscheinliche Risikobereiche
- Versäumung der ASP-Terminfrist
- Das verbindliche Umsetzungsdatum fehlt
- Rechnungen außerhalb des genehmigten Prozesses ausstellen
- Verwendung unvollständiger Kunden
- oder Lieferantendaten
- Fehlerhafte Kontrolle von Gutschriften und Korrekturen
- Führen von Aufzeichnungen, die keine Mehrwertsteuer
- oder FTAprüfung unterstützen
Präventions-Checkliste
- Bestätigen Sie, welche Frist für Ihr Unternehmen gilt
- Weisen Sie einen Eigentümer für die E-Invoicing-Bereitschaft zu
- Rechnungsstammdaten bereinigen
- Überprüfen Sie die Buchhaltungssoftware und die Anbieteroptionen
- Dokumentieren Sie die Rechnungsgenehmigungskontrollen
- Bewahren Sie Nachweise über Umsetzungsschritte auf
Dieser Artikel sollte im Zuge der Entwicklung offizieller Richtlinien zur Durchsetzung überprüft werden. Verwenden Sie sie als Checkliste zur Vorbereitung und nicht als Ersatz für eine aktuelle Rechtsberatung.
Wie das in der Praxis aussieht
Details zu Strafen können sich während der Einführung ändern, aber Unternehmen kennen bereits das praktische Risiko: verpasste Fristen, schwache Rechnungsdaten und Rechnungen, die außerhalb des genehmigten Workflows ausgestellt werden.
Aufzeichnungen, die Sie aufbewahren müssen, bevor Sie eine Entscheidung treffen oder einreichen
- Kunden
- und Lieferantenstammdaten mit offiziellen Namen, Adressen und TRNs, sofern relevant
- Vorlagen für Mehrwertsteuerrechnungen, Gutschrifts-Workflow und Genehmigungsregeln
- Exportbeispiele für Buchhaltungssoftware und Hinweise zur Anbieterintegration
- Interner Zeitplan für ASP-Termin, Tests, Schulung und Go-Live
Überprüfungsfragen für den Eigentümer
- Kann das Unternehmen Rechnungen aus einem kontrollierten System ausstellen?
- Sind die Rechnungsfelder vollständig genug für die elektronische Rechnungsstellung und die Mehrwertsteuerprüfung?
- Wer genehmigt Gutschriften, Stornierungen, Rückerstattungen und Korrekturen?
- Sind die Kundendaten sauber genug, um sie an einen akkreditierten Dienstleister weiterzuleiten?
Fehler, die das Ganze teuer machen
- E-Invoicing nur als Software-Abonnement-Entscheidung behandeln
- Warten Sie die Frist ab, bevor Sie doppelte Kunden und Steuercodes bereinigen
- Rechnungen aus Tabellenkalkulationen ausstellen, während das Buchhaltungssystem eine andere Geschichte erzählt
Praktischer nächster Schritt
Bewahren Sie Nachweise über die Bereitschaftsarbeit auf: Terminbewertung, ASP-Überprüfung, Datenbereinigung, Softwareprüfungen, Mitarbeiterschulung und Testergebnisse.
Führen Sie ein kurzes Arbeitspapier mit den verwendeten Fakten, Daten, Annahmen und Dokumenten. Dies erleichtert die spätere Einreichung, Überprüfung oder Übergabe erheblich.