Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer sind der Beweis für Ihre Mehrwertsteuererklärung. Wenn die Rechnungsdaten unvollständig sind, sehen Ihre Bücher möglicherweise korrekt aus, aber Ihre Mehrwertsteuerposition kann während einer FTA-Überprüfung immer noch schwach sein.
Kernfelder der Steuerrechnung
- Firmenname und Anschrift des Lieferanten
- Lieferant TRN
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsausstellungsdatum und Lieferdatum, sofern unterschiedlich
- Kundendaten, sofern erforderlich
- Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
- Steuerpflichtiger Wert vor Mehrwertsteuer
- Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag
- Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer
Prüfungen vor der Geltendmachung der Vorsteuer
- Bestätigen Sie, dass der Lieferant TRN vorhanden ist
- Ordnen Sie den Rechnungswert der Zahlung und dem Buchhaltungseintrag zu
- Überprüfen Sie das Datum des Mehrwertsteuerzeitraums
- Bestätigen Sie, dass es sich bei den Ausgaben um eine steuerpflichtige Geschäftstätigkeit handelt
- Bewahren Sie die Rechnung mit den dazugehörigen Verträgen oder Liefernachweisen auf
Eine Banküberweisung allein reicht nicht aus, um die Vorsteuer abzusichern. Bewahren Sie die Rechnung auf, nicht nur den Zahlungsbeleg.
Praktischer Einrichtungstipp
Konfigurieren Sie Zoho Books, Xero, QuickBooks oder Ihr Rechnungstool, bevor Sie Ihre erste Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer ausstellen. Das Nachrüsten von Rechnungsvorlagen nach Beginn der Archivierung führt zu vermeidbarem Aufräumaufwand.
Wie das in der Praxis aussieht
Rechnungsprobleme erscheinen meist klein, bis sie durch eine Rückerstattung, eine Prüfung oder eine Käuferbewertung aufgedeckt werden. Fehlende TRNs, lose Rechnungsnummerierung und unklare Mehrwertsteuerbeträge erschweren die Verteidigung sowohl der Ausgangs
- als auch der Eingangsumsatzsteuer.
Aufzeichnungen, die Sie aufbewahren müssen, bevor Sie eine Entscheidung treffen oder einreichen
- Steuerrechnungen und Gutschriften für den Berichtszeitraum
- Aus dem Buchhaltungssystem exportierte Verkaufs
- und Einkaufsbücher
- Kontoauszüge, Einfuhrunterlagen, Verträge und Liefernachweise
- VAT201 Rücksendebestätigungen und Zahlungs
- oder Rückerstattungsbestätigungen
Überprüfungsfragen für den Eigentümer
- Stimmt die umsatzsteuerliche Behandlung mit der tatsächlichen Lieferung, dem tatsächlichen Kunden und dem Ort der Lieferung überein?
- Kann jeder Vorsteueranspruch auf eine gültige Rechnung und einen gültigen Geschäftszweck zurückgeführt werden?
- Stimmen die Umsatzsteuerkontrollkonten mit der eingereichten Steuererklärung überein?
- Wäre das Dossier noch sinnvoll, wenn die FTA es sechs Monate später anfordern würde?
Fehler, die das Ganze teuer machen
- Behandlung aller ungewöhnlichen Transaktionen als außerhalb der Mehrwertsteuer liegende Transaktionen, ohne die Regel zu überprüfen
- Geltendmachung der Vorsteuer, weil eine Zahlung erfolgt ist, auch wenn die Rechnung schwach ist
- Einfuhren, Erstattungen und Gutschriften bis zum letzten Anmeldetag aufschieben
Praktischer nächster Schritt
Sperren Sie die Rechnungsvorlage im Buchhaltungssystem und testen Sie dann fünf aktuelle Verkaufs
- und fünf Lieferantenrechnungen anhand der erforderlichen Felder, bevor die nächste Umsatzsteuererklärung erstellt wird.
Führen Sie ein kurzes Arbeitspapier mit den verwendeten Fakten, Daten, Annahmen und Dokumenten. Dies erleichtert die spätere Einreichung, Überprüfung oder Übergabe erheblich.