Die Vorsteuer ist die Mehrwertsteuer, die auf geschäftliche Einkäufe gezahlt wird. Durch die ordnungsgemäße Rückerstattung wird die in Ihrer Steuererklärung zu zahlende Mehrwertsteuer gesenkt, nicht belegte Ansprüche können jedoch zu Strafen und einem Risiko für zukünftige Rückzahlungen führen.
Was normalerweise eine Behauptung stützt
- Eine gültige Steuerrechnung der VAE
- Ein Geschäftszweck im Zusammenhang mit steuerpflichtigen Lieferungen
- Korrekte Behandlung des Mehrwertsteuerzeitraums
- Nachweis, dass der Lieferant und die Transaktion echt sind
- Buchhaltungsunterlagen, die der Rechnung und der Zahlung entsprechen
Riskante Anspruchsbereiche
- Persönliche Ausgaben, die vom Unternehmen übernommen werden
- Unterhaltungs
- und Bewirtungskosten
- Kraftfahrzeuge mit privater Nutzung
- Ausgaben im Zusammenhang mit steuerfreien Lieferungen
- Rechnungen ohne TRN oder Mehrwertsteueraufschlüsselung
- Alte Rechnungen wurden in die falsche Mehrwertsteuerperiode gebucht
Monatlicher Überprüfungsprozess
- Einkaufsbuch nach Mehrwertsteuerzeitraum exportieren
- Filtern Sie Einträge mit ausgewiesener Mehrwertsteuer
- Fügen Sie fehlende Rechnungen bei
- Entfernen Sie persönliche oder nicht belegte Ansprüche
- Überprüfen Sie die Import
- und Reverse-Charge-Einträge
- Genehmigen Sie die Umsatzsteuererklärung erst nach dem Abgleich
Für Unternehmen mit vielen kleinen Ausgaben ist die Dokumentendisziplin die größte Verbesserung. Ein sauberer Quittungserfassungsprozess spart mehr Steuern als ein Last-Minute-Einreichungsgewirr.
Wie das in der Praxis aussieht
Bei der Vorsteuerrückerstattung treffen Cashflow-Disziplin und Compliance aufeinander. Ein Unternehmen kann die erstattungsfähige Mehrwertsteuer verlieren, einfach weil Belege fehlten, es sich um persönliche Ausgaben handelte oder die Lieferantenrechnung nicht die richtigen Details enthielt.
Aufzeichnungen, die Sie aufbewahren müssen, bevor Sie eine Entscheidung treffen oder einreichen
- Steuerrechnungen und Gutschriften für den Berichtszeitraum
- Aus dem Buchhaltungssystem exportierte Verkaufs
- und Einkaufsbücher
- Kontoauszüge, Einfuhrunterlagen, Verträge und Liefernachweise
- VAT201 Rücksendebestätigungen und Zahlungs
- oder Rückerstattungsbestätigungen
Überprüfungsfragen für den Eigentümer
- Stimmt die umsatzsteuerliche Behandlung mit der tatsächlichen Lieferung, dem tatsächlichen Kunden und dem Ort der Lieferung überein?
- Kann jeder Vorsteueranspruch auf eine gültige Rechnung und einen gültigen Geschäftszweck zurückgeführt werden?
- Stimmen die Umsatzsteuerkontrollkonten mit der eingereichten Steuererklärung überein?
- Wäre das Dossier noch sinnvoll, wenn die FTA es sechs Monate später anfordern würde?
Fehler, die das Ganze teuer machen
- Behandlung aller ungewöhnlichen Transaktionen als außerhalb der Mehrwertsteuer liegende Transaktionen, ohne die Regel zu überprüfen
- Geltendmachung der Vorsteuer, weil eine Zahlung erfolgt ist, auch wenn die Rechnung schwach ist
- Einfuhren, Erstattungen und Gutschriften bis zum letzten Anmeldetag aufschieben
Praktischer nächster Schritt
Führen Sie vor der Einreichung eine monatliche Vorsteuerprüfung durch: Entfernen Sie schwache Forderungen, fordern Sie fehlende Rechnungen frühzeitig an und machen Sie sich eine kurze Notiz für etwaige Urteilsbegründungen, z. B. Kosten für gemischte Nutzung oder Bewirtung.
Führen Sie ein kurzes Arbeitspapier mit den verwendeten Fakten, Daten, Annahmen und Dokumenten. Dies erleichtert die spätere Einreichung, Überprüfung oder Übergabe erheblich.