Un proveedor de servicios acreditado se ubicará entre su proceso comercial y el modelo de intercambio de facturación electrónica de los EAU. Elegir uno debería ser una decisión financiera y operativa, no sólo una compra de software.
Criterios de selección
- Integración con Zoho Books, Xero, QuickBooks, ERP o software personalizado
- Soporte para campos de factura con IVA de los EAU
- Cronograma de incorporación claro
- Nota de crédito y flujo de trabajo de corrección.
- Seguridad de datos y controles de acceso.
- Disponibilidad de soporte durante los periodos de presentación y facturación.
- Precios transparentes por volumen o entidad.
Preguntas para hacer
- ¿Con qué sistemas de contabilidad se integra?
- ¿Qué campos de datos son obligatorios?
- ¿Cómo se manejan las facturas fallidas o rechazadas?
- ¿Cuánto tiempo lleva la incorporación?
- ¿Podemos realizar pruebas antes de la puesta en marcha?
- ¿Qué informes puede exportar nuestro contador?
Un proveedor no puede arreglar datos contables deficientes por arte de magia. Limpie sus registros de clientes, proveedores y de IVA antes de la implementación.
Para propietarios de múltiples entidades, compare el soporte del proveedor para más de una licencia, sucursal o empresa de zona franca antes de firmar.
Cómo se ve esto en la práctica
Una decisión de ASP afecta la facturación, la contabilidad, el soporte, la seguridad de los datos y la experiencia del cliente. El proveedor más barato no lo es si el personal de finanzas debe reparar manualmente las facturas fallidas.
Registros que debe conservar antes de decidir o presentar una solicitud
- Datos maestros de clientes y proveedores con nombres legales, direcciones y TRN cuando sea relevante
- Plantillas de facturas con IVA, flujo de trabajo de notas de crédito y reglas de aprobación
- Muestras de exportación de software de contabilidad y notas de integración de proveedores.
- Cronograma interno para la designación, pruebas, capacitación y puesta en funcionamiento del ASP
Preguntas de revisión para el propietario
- ¿Puede la empresa emitir facturas desde un sistema controlado?
- ¿Los campos de la factura están lo suficientemente completos para la facturación electrónica y la revisión del IVA?
- ¿Quién aprueba las notas de crédito, cancelaciones, reembolsos y correcciones?
- ¿Los datos de los clientes están lo suficientemente limpios como para incorporarlos a un proveedor de servicios acreditado?
Errores que lo hacen costoso
- Tratar la facturación electrónica únicamente como una decisión de suscripción de software.
- Esperar la fecha límite antes de limpiar clientes y códigos impositivos duplicados.
- Emitir facturas a partir de hojas de cálculo mientras el sistema de contabilidad cuenta una historia diferente
Próximo paso práctico
Seleccione proveedores en base a muestras de facturas reales, notas de crédito, integraciones de software, respuesta de soporte, acceso a datos y necesidades de múltiples entidades.
Mantenga un breve documento de trabajo con los hechos, fechas, suposiciones y documentos utilizados. Hace que la presentación, revisión o transferencia futura sea mucho más fácil.