Las pequeñas empresas no necesitan esperar a la fecha límite final para prepararse para la facturación electrónica. La mayor parte del trabajo de preparación consiste en tareas financieras ordinarias: datos limpios, plantillas de facturas coherentes y registros contables fiables.
Lista de verificación de datos
- Los nombres legales de los clientes coinciden con los contratos y las licencias comerciales.
- Las TRN se recopilan cuando sea relevante
- Las direcciones de los clientes y los correos electrónicos de contacto están completos.
- Los registros de proveedores no están duplicados.
- Las descripciones de productos y servicios están estandarizadas.
- Los códigos de impuestos de IVA están configurados correctamente.
Lista de verificación de procesos
- Decide quién puede crear facturas
- Establecer reglas de aprobación para facturas y notas de crédito.
- Mantenga la numeración secuencial de las facturas
- Adjunte contratos, órdenes de compra y evidencia de entrega.
- Conciliar las facturas emitidas con los pagos
- Archivar registros de facturas por período impositivo
Preguntas sobre software
- ¿Puede el sistema exportar datos limpios de facturas?
- ¿Admite campos de factura con IVA de los EAU?
- ¿Puede manejar notas de crédito y pagos parciales?
- ¿Puede su contador acceder al expediente?
- ¿Se integrará con el proveedor de servicios acreditado que haya elegido?
Los datos maestros incorrectos crean facturas electrónicas incorrectas. Limpie sus registros antes de que comience la presión de implementación.
Cómo se ve esto en la práctica
Una lista de verificación de preparación es útil porque la mayor parte del trabajo de facturación electrónica es una disciplina financiera ordinaria. La empresa necesita datos limpios, creación controlada de facturas, notas de crédito confiables y software de contabilidad en el que confíe el equipo.
Registros que debe conservar antes de decidir o presentar una solicitud
- Datos maestros de clientes y proveedores con nombres legales, direcciones y TRN cuando sea relevante
- Plantillas de facturas con IVA, flujo de trabajo de notas de crédito y reglas de aprobación
- Muestras de exportación de software de contabilidad y notas de integración de proveedores.
- Cronograma interno para la designación, pruebas, capacitación y puesta en funcionamiento del ASP
Preguntas de revisión para el propietario
- ¿Puede la empresa emitir facturas desde un sistema controlado?
- ¿Los campos de la factura están lo suficientemente completos para la facturación electrónica y la revisión del IVA?
- ¿Quién aprueba las notas de crédito, cancelaciones, reembolsos y correcciones?
- ¿Los datos de los clientes están lo suficientemente limpios como para incorporarlos a un proveedor de servicios acreditado?
Errores que lo hacen costoso
- Tratar la facturación electrónica únicamente como una decisión de suscripción de software.
- Esperar la fecha límite antes de limpiar clientes y códigos impositivos duplicados.
- Emitir facturas a partir de hojas de cálculo mientras el sistema de contabilidad cuenta una historia diferente
Próximo paso práctico
Ejecute una prueba de muestra utilizando las últimas 20 facturas y 10 notas de crédito. Si los datos son inconsistentes, corrija el flujo de trabajo antes de nombrar a un proveedor.
Mantenga un breve documento de trabajo con los hechos, fechas, suposiciones y documentos utilizados. Hace que la presentación, revisión o transferencia futura sea mucho más fácil.