La preparación para la facturación electrónica depende en gran medida de la calidad de su sistema contable. Si las facturas se crean manualmente, los códigos impositivos son inconsistentes o los datos del cliente están incompletos, la transición será más difícil.
Comprobaciones de preparación del software
- Los campos de la factura del impuesto del IVA de los EAU están completos
- Se controla la numeración de facturas.
- Las notas de crédito están vinculadas a las facturas originales.
- Los campos de cliente TRN y dirección están disponibles
- Los productos y servicios utilizan descripciones consistentes.
- Los informes se pueden exportar para su revisión.
Problemas comunes de configuración
- Múltiples registros de clientes para el mismo cliente
- Números de factura manuales escritos por el personal.
- IVA registrado a través de códigos impositivos genéricos
- Facturas emitidas fuera del sistema contable
- Falta el proceso de aprobación de notas de crédito.
Plan de preparación
- Audita tu plantilla de factura
- Limpiar los datos maestros de clientes y proveedores
- Revisar los códigos impositivos del IVA
- Conciliar cuentas por cobrar abiertas
- Documentar el proceso de aprobación de facturas.
- Pregúntele a su proveedor de software sobre los planes de facturación electrónica.
No espere la decisión del proveedor para limpiar su expediente contable. Los datos limpios ayudarán sin importar el proveedor que elija.
Cómo se ve esto en la práctica
La preparación del software depende del archivo, no sólo de la marca. Un archivo limpio de Zoho, Xero o QuickBooks es más fácil de preparar que un ERP donde los códigos de impuestos, los clientes y los números de facturas son inconsistentes.
Registros que debe conservar antes de decidir o presentar una solicitud
- Datos maestros de clientes y proveedores con nombres legales, direcciones y TRN cuando sea relevante
- Plantillas de facturas con IVA, flujo de trabajo de notas de crédito y reglas de aprobación
- Muestras de exportación de software de contabilidad y notas de integración de proveedores.
- Cronograma interno para la designación, pruebas, capacitación y puesta en funcionamiento del ASP
Preguntas de revisión para el propietario
- ¿Puede la empresa emitir facturas desde un sistema controlado?
- ¿Los campos de la factura están lo suficientemente completos para la facturación electrónica y la revisión del IVA?
- ¿Quién aprueba las notas de crédito, cancelaciones, reembolsos y correcciones?
- ¿Los datos de los clientes están lo suficientemente limpios como para incorporarlos a un proveedor de servicios acreditado?
Errores que lo hacen costoso
- Tratar la facturación electrónica únicamente como una decisión de suscripción de software.
- Esperar la fecha límite antes de limpiar clientes y códigos impositivos duplicados.
- Emitir facturas a partir de hojas de cálculo mientras el sistema de contabilidad cuenta una historia diferente
Próximo paso práctico
Haga las mismas preguntas al proveedor de software y al contador: campos obligatorios, formato de exportación, integración ASP, flujo de trabajo de facturas fallidas y manejo de notas de crédito.
Mantenga un breve documento de trabajo con los hechos, fechas, suposiciones y documentos utilizados. Hace que la presentación, revisión o transferencia futura sea mucho más fácil.