Peppol es un marco internacional para el intercambio de documentos electrónicos. En el contexto de la facturación electrónica de los EAU, ayuda a las empresas a enviar datos de facturas de forma estandarizada a través de canales aprobados.
Qué cambios para las empresas
- Las facturas se convierten en registros electrónicos estructurados, no sólo en archivos PDF.
- Los datos de la factura deben coincidir con los campos obligatorios.
- El software de contabilidad y la configuración del proveedor se vuelven más importantes
- Las notas de crédito y las correcciones necesitan un flujo de trabajo controlado
- Los equipos de finanzas necesitan mejores registros de clientes y proveedores
Qué hace un proveedor de servicios acreditado
Un proveedor de servicios acreditado respalda el intercambio de facturas electrónicas según el sistema de los EAU. Las empresas deben revisar las opciones de proveedores, los requisitos de integración, el soporte, los precios y cómo el proveedor se conecta a su flujo de trabajo contable.
Lista de verificación del propietario
- Confirme si su negocio está dentro del alcance.
- Verifique su fecha de implementación
- Revisar la preparación del software de contabilidad
- Limpiar los datos de clientes y proveedores
- Opciones de proveedores preseleccionados
- Formar a las personas que emiten y aprueban facturas
Cuanto antes estandarice los datos de las facturas, más fácil debería ser la incorporación de proveedores.
Cómo se ve esto en la práctica
Peppol suena técnico, pero la pregunta a nivel de propietario es simple: ¿puede la empresa intercambiar datos de facturas estructuradas a través de la red requerida sin realizar correcciones manuales cada vez?
Registros que debe conservar antes de decidir o presentar una solicitud
- Datos maestros de clientes y proveedores con nombres legales, direcciones y TRN cuando sea relevante
- Plantillas de facturas con IVA, flujo de trabajo de notas de crédito y reglas de aprobación
- Muestras de exportación de software de contabilidad y notas de integración de proveedores.
- Cronograma interno para la designación, pruebas, capacitación y puesta en funcionamiento del ASP
Preguntas de revisión para el propietario
- ¿Puede la empresa emitir facturas desde un sistema controlado?
- ¿Los campos de la factura están lo suficientemente completos para la facturación electrónica y la revisión del IVA?
- ¿Quién aprueba las notas de crédito, cancelaciones, reembolsos y correcciones?
- ¿Los datos de los clientes están lo suficientemente limpios como para incorporarlos a un proveedor de servicios acreditado?
Errores que lo hacen costoso
- Tratar la facturación electrónica únicamente como una decisión de suscripción de software.
- Esperar la fecha límite antes de limpiar clientes y códigos impositivos duplicados.
- Emitir facturas a partir de hojas de cálculo mientras el sistema de contabilidad cuenta una historia diferente
Próximo paso práctico
Mapee cómo pasa una factura desde la aprobación de la venta hasta el asiento contable y la entrega al cliente, luego identifique dónde podrían fallar los datos estructurados de la factura electrónica.
Mantenga un breve documento de trabajo con los hechos, fechas, suposiciones y documentos utilizados. Hace que la presentación, revisión o transferencia futura sea mucho más fácil.