El mantenimiento de registros no es sólo almacenamiento. Es el sistema de evidencia detrás de cada declaración de IVA, declaración de Impuesto Corporativo, solicitud de auditoría, revisión bancaria y decisión del propietario.
Registros básicos que se deben conservar
- Licencia comercial y documentos de constitución.
- Documentos de identidad del propietario y administrador.
- Facturas de venta y notas de crédito.
- Facturas y recibos de compra.
- Extractos bancarios y de tarjetas.
- Contratos y órdenes de compra.
- Registros de nómina, WPS y propinas.
- Declaraciones de IVA y confirmaciones de pago.
- Cálculos del Impuesto sobre Sociedades y confirmaciones de presentación.
Estructura de almacenamiento
- Crear carpetas por año financiero
- Registros separados de ventas, compras, bancarios, de nómina, fiscales y legales.
- Utilice nombres de archivos coherentes con fechas y nombres de proveedores/clientes
- Restringir el acceso a archivos confidenciales
- Haga una copia de seguridad de los registros en un almacenamiento seguro en la nube
Un documento que no se puede encontrar rápidamente es casi tan malo como un documento que nunca se guardó.
Si sus registros están dispersos en WhatsApp, correo electrónico, carpetas de papel y unidades personales, arregle el archivo antes de que cierre el próximo período impositivo.
Cómo se ve esto en la práctica
La prueba del mantenimiento de registros no es si los archivos existen en alguna parte. La prueba es si la empresa puede recuperar la factura, el contrato, la devolución, el extracto bancario y la explicación correctos cuando la FTA, el banco, el auditor o el comprador lo soliciten.
Registros que debe conservar antes de decidir o presentar una solicitud
- Licencia comercial, documentos de propiedad, perfil de FTA y registros de firmas autorizadas.
- Confirmaciones de IVA, Impuesto sobre Sociedades, contabilidad, nóminas y renovación de licencias.
- Archivo electrónico año por año de facturas, contratos, bancos e informes.
- Registro de elementos abiertos que muestra lo que se solicitó, se resolvió y lo que aún falta
Preguntas de revisión para el propietario
- ¿Qué plazos se aplican a esta licencia y ejercicio económico?
- ¿A quién pertenece cada tarea de cumplimiento antes de que llegue la fecha de vencimiento?
- ¿Se almacenan los registros donde el contador y el propietario puedan recuperarlos rápidamente?
- ¿Se actualizó el perfil de FTA después de cambios de propiedad, licencia o contacto?
Errores que lo hacen costoso
- Mantener registros importantes solo en chats WhatsApp o bandejas de entrada personales
- Seguimiento de fechas de IVA, impuesto corporativo, nómina y licencia en lugares separados
- Suponer que el archivo antiguo está limpio significa que el próximo período se solucionará solo.
Próximo paso práctico
Mueva los registros a un archivo anual con nombres estándar, acceso restringido y una carpeta de cierre mensual que coincida con los informes contables.
Mantenga un breve documento de trabajo con los hechos, fechas, suposiciones y documentos utilizados. Hace que la presentación, revisión o transferencia futura sea mucho más fácil.