Las empresas deben evitar esperar una notificación de sanción para tomarse en serio la facturación electrónica. Incluso antes de que se finalicen todos los detalles de cumplimiento, la dirección del cumplimiento es clara: los datos de las facturas deben volverse más estructurados y controlados.
Áreas de riesgo probables
- Incumplimiento del plazo para la cita de la ASP
- Falta la fecha de implementación obligatoria
- Emitir facturas fuera del proceso aprobado
- Utilizar datos incompletos de clientes o proveedores.
- No controlar las notas de crédito y las correcciones
- Mantener registros que no puedan respaldar la revisión del IVA o de la FTA
Lista de verificación de prevención
- Confirma qué fecha límite se aplica a tu negocio.
- Asigne un propietario para que esté preparado para la facturación electrónica
- Limpiar los datos maestros de la factura
- Revise el software de contabilidad y las opciones de proveedores.
- Controles de aprobación de facturas de documentos
- Mantenga evidencia de los pasos de implementación.
Este artículo debe revisarse a medida que se desarrollen las directrices oficiales sobre aplicación de la ley. Úselo como una lista de verificación de preparación, no como un sustituto del asesoramiento legal actual.
Cómo se ve esto en la práctica
Los detalles de las sanciones pueden evolucionar durante la implementación, pero las empresas ya conocen el riesgo práctico: incumplimiento de plazos, datos de facturas débiles y facturas emitidas fuera del flujo de trabajo aprobado.
Registros que debe conservar antes de decidir o presentar una solicitud
- Datos maestros de clientes y proveedores con nombres legales, direcciones y TRN cuando sea relevante
- Plantillas de facturas con IVA, flujo de trabajo de notas de crédito y reglas de aprobación
- Muestras de exportación de software de contabilidad y notas de integración de proveedores.
- Cronograma interno para la designación, pruebas, capacitación y puesta en funcionamiento del ASP
Preguntas de revisión para el propietario
- ¿Puede la empresa emitir facturas desde un sistema controlado?
- ¿Los campos de la factura están lo suficientemente completos para la facturación electrónica y la revisión del IVA?
- ¿Quién aprueba las notas de crédito, cancelaciones, reembolsos y correcciones?
- ¿Los datos de los clientes están lo suficientemente limpios como para incorporarlos a un proveedor de servicios acreditado?
Errores que lo hacen costoso
- Tratar la facturación electrónica únicamente como una decisión de suscripción de software.
- Esperar la fecha límite antes de limpiar clientes y códigos impositivos duplicados.
- Emitir facturas a partir de hojas de cálculo mientras el sistema de contabilidad cuenta una historia diferente
Próximo paso práctico
Mantenga evidencia del trabajo de preparación: evaluación de plazos, revisión de ASP, limpieza de datos, comprobaciones de software, capacitación del personal y resultados de pruebas.
Mantenga un breve documento de trabajo con los hechos, fechas, suposiciones y documentos utilizados. Hace que la presentación, revisión o transferencia futura sea mucho más fácil.