Veel bedrijven in de VAE ontdekken alleen boekhoudproblemen wanneer een btw-deadline, aangifte vennootschapsbelasting, bankverzoek, beoordeling door investeerders of audit urgentie creëert. Opruimen is mogelijk, maar het moet een duidelijke volgorde volgen.
Tekenen dat u moet opruimen
- Banksaldi komen niet overeen met boekhoudkundige gegevens
- Verkoopfacturen ontbreken of zijn dubbel
- Leveranciersrekeningen zijn geboekt zonder BTW-controles
- Eigenaarsbetalingen worden gemengd met zakelijke uitgaven
- Btw-aangiften werden ingediend vanuit spreadsheets zonder afstemming
- Er bestaat geen betrouwbare P&L of balans
Opruimproces
- Verzamel bankafschriften, facturen, bonnen, loonbestanden en BTW-aangiften
- Stel de openingsbalanspositie in
- Stem elke bank
- en kaartrekening af
- Herbouw verkoop
- en inkoopgrootboeken
- Controleer de BTW-behandeling en ontbrekende facturen
- Boek salarisadministratie, leningen, tekeningen van de eigenaar en vaste activa
- Bereid gecorrigeerde rapporten en een lijst met open items voor
Start het opschonen vanaf de bankafschriften. Ze vormen de meest betrouwbare ruggengraat voor het opnieuw opbouwen van oude platen.
Schakel na het opruimen over op een maandelijks afsluitingsproces, zodat hetzelfde probleem niet terugkeert vóór de volgende indieningsdeadline.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
Het opruimen begint meestal wanneer een bank, investeerder, FTA-deadline of vennootschapsbelastingaangifte de eigenaar dwingt oude gegevens onder ogen te zien. De snelste route is om de bankafschriften opnieuw op te bouwen, vervolgens facturen bij te voegen en belastinggevoelige items te classificeren.
Records die u moet bewaren voordat u beslist of archiveert
- Bankafschriften, kaartafschriften, facturen, kwitanties en leveranciersrekeningen
- Loonadministratie, WPS, fooi, lopende rekening eigenaar en leningschema's
- BTW-werkzaamheden, ondersteuning op het gebied van de vennootschapsbelasting en maandelijkse managementrapportages
- Contracten, inkooporders, leveringsbonnen en software-exports
Reviewvragen voor de eigenaar
- Komen de banksaldi op de rekeningen overeen met de echte afschriften?
- Kunnen inkomsten, uitgaven, BTW, salarisadministratie en eigenaarsbetalingen afzonderlijk worden beoordeeld?
- Zijn rapporten nuttig voor beslissingen, of worden ze alleen opgesteld omdat er een deadline nadert?
- Is het boekhoudbestand schoon genoeg zodat een andere accountant het snel kan begrijpen?
Fouten die dit duur maken
- Bankdeposito's boeken als inkomsten zonder facturen, BTW of kosten te controleren
- De persoonlijke uitgaven van de eigenaar binnen de normale zakelijke uitgaven laten vallen
- Wachten tot de BTW
- of vennootschapsbelastingaangifte is gedaan om maandenlange transacties af te stemmen
Praktische volgende stap
Bevries de periode die wordt opgeschoond, verzamel alle banken en facturen, stem ze chronologisch af en houd een lijst met open items bij, zodat onopgeloste vragen zichtbaar zijn in plaats van verborgen in het grootboek.
Houd een kort werkdocument bij met de gebruikte feiten, data, aannames en documenten. Het maakt toekomstige archivering, beoordeling of overdracht veel eenvoudiger.