Een goede boekhouding is een wettelijke vereiste voor alle bedrijven in de VAE – en niet alleen voor goede praktijken. Volgens de belastingwetgeving van de VAE kan de FTA gegevens opvragen voor elke transactie die vijf jaar teruggaat (15 jaar voor onroerend goed). Bedrijven die deze gegevens niet kunnen produceren, riskeren aanzienlijke boetes. Dit is wat je moet weten.
Wettelijke basis: FTA-registratievereisten
De verplichting om een boekhouding bij te houden komt voort uit meerdere wetten van de VAE: de wet op commerciële vennootschappen van de VAE, de btw-wet (federaal wetsdecreet nr. 8 van 2017) en de wet op de vennootschapsbelasting (federale wetsdecreet nr. 47 van 2022). Alle drie leggen bedrijven in de VAE verplichtingen op met betrekking tot het bijhouden van gegevens.
- Btw-gegevens: minimaal 5 jaar vanaf het einde van het relevante belastingtijdvak
- Vennootschapsbelastingadministratie: minimaal 7 jaar
- Vastgoedtransactiegegevens: minimaal 15 jaar
- Records moeten in het Arabisch of Engels zijn (of beide)
- Elektronische documenten zijn acceptabel als ze accuraat, volledig en toegankelijk zijn
Welke gegevens moeten bedrijven in de VAE bijhouden?
- Grootboek en rekeningschema
- Verkoopfacturen en inkoopfacturen
- Bankafschriften en bankafstemmingen
- Loonadministratie en salarisstroken
- Register vaste activa met afschrijvingsschema's
- Btw-rekening (output-btw, input-btw, netto-btw)
- Import
- en exportdocumentatie
- Contracten en overeenkomsten met klanten en leveranciers
- Jaarrekeningen: P&L, balans, cashflow
Boekhoudnormen: IFRS in de VAE
De VAE vereist dat de meeste bedrijven financiële overzichten opstellen in overeenstemming met de International Financial Reporting Standards (IFRS). Dit geldt voor alle bedrijven die genoteerd zijn aan de beurzen van de VAE (DFM, ADX) en is vereist voor doeleinden van de vennootschapsbelasting. Kleine bedrijven kunnen gebruik maken van IFRS voor het MKB, een vereenvoudigde versie van de volledige IFRS-standaarden.
Veelvoorkomende fouten in de boekhouding die de aandacht van de FTA trekken
- Ontbrekende of ongeldige btw-facturen (moeten TRN, datum, bedrag, btw-bedrag bevatten)
- Het niet afstemmen van de BTW-output/-input met de ingediende BTW-aangiften
- Persoonlijke uitgaven registreren als zakelijke uitgaven
- Inconsistente omzeterkenning over perioden heen
- Transacties met verbonden partijen niet afzonderlijk volgen
- Combineren van zakelijke en persoonlijke bankrekeningen
- Het terugvorderen van de voorbelasting op niet-zakelijke uitgaven
FTA Audit Trigger: Aanzienlijke verschillen tussen uw BTW-aangiften en uw financiële overzichten zijn een van de meest voorkomende triggers voor FTA-audits. Altijd eerst afstemmen voordat u aangifte doet.
Cloudboekhoudsoftware voor bedrijven in de VAE
Het gebruik van cloudboekhoudsoftware maakt het aanzienlijk eenvoudiger om FTA-conforme gegevens bij te houden en de rapporten te genereren die nodig zijn voor btw-aangiften en vennootschapsbelasting. De drie meest gebruikte platforms in de VAE zijn:
- Zoho Books — het populairst in de VAE; volledige BTW-module met TRN-validatie, EmaraTax-compatibele exporten
- Xero – krachtige instrumenten voor bankafstemming, uitstekende rapportage, op grote schaal gebruikt door accountants
- QuickBooks Online — goed voor kleine bedrijven; BTW-plichtig voor de VAE
Voordelen van het uitbesteden van de boekhouding in de VAE
Veel MKB-bedrijven in de VAE besteden de boekhouding uit in plaats van intern personeel in dienst te nemen. De kosten zijn doorgaans 60-70% lager dan die van een fulltime accountant, en u krijgt toegang tot ervaren professionals die op de hoogte blijven van wijzigingen in de FTA-regels.
- Lagere kosten dan in-house huren (geen visum, voordelen, kantoorruimte)
- Toegang tot BTW
- en CT-specialisten zonder fulltime inzet
- Schaalbaar: betaal voor wat u nodig heeft naarmate uw bedrijf groeit
- Altijd op de hoogte van de nieuwste FTA-regelgeving
- Audit-ready records worden te allen tijde bijgehouden