Goede boekhoudsoftware vermindert het handmatige werk, maar alleen als het correct is geconfigureerd. Voor bedrijven in de VAE zijn vooral de opmaak van btw-facturen, het rekeningschema, belastingcodes en het instellen van bankafstemmingen belangrijk.
Zoho-boeken
Zoho Books is populair bij het MKB in de VAE omdat het kosteneffectief is, goede facturering kent en geschikt is voor oprichters die al andere Zoho-tools gebruiken. Het werkt goed voor dienstverlenende bedrijven en eenvoudige handelsbedrijven.
Xero
Xero is sterk in overzichtelijke rapportage, samenwerking met accountants en workflows met meerdere apps. Het kan een goede oplossing zijn voor groeiende bedrijven die behoefte hebben aan betere managementrapportage en integraties.
Snelle boeken
QuickBooks is bekend bij veel accountants en bedrijfseigenaren. Het kan goed werken als het bedrijf eenvoudige boekhouding, facturering en standaardrapporten nodig heeft.
Selectiechecklist
- Kan het VAE-btw-conforme facturen produceren?
- Kunnen uw banktransacties betrouwbaar worden geïmporteerd?
- Heeft uw accountant toegang?
- Kan het uw valuta's en integraties afhandelen?
- Kunnen rapporten worden geëxporteerd voor belastingaangifte?
- Worden de maandelijkse kosten gerechtvaardigd door de tijdsbesparing?
Software vervangt boekhoudkundige controle niet. Voor een schone opzet zijn nog steeds maandelijkse afstemming en belastingcontroles nodig.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
De beste boekhoudsoftware is degene die uw team daadwerkelijk schoonhoudt. Voor het MKB in de VAE zijn BTW-instellingen, factuurvelden, bankafstemming en toegang tot accountants belangrijker dan een lange lijst met functies.
Records die u moet bewaren voordat u beslist of archiveert
- Bankafschriften, kaartafschriften, facturen, kwitanties en leveranciersrekeningen
- Loonadministratie, WPS, fooi, lopende rekening eigenaar en leningschema's
- BTW-werkzaamheden, ondersteuning op het gebied van de vennootschapsbelasting en maandelijkse managementrapportages
- Contracten, inkooporders, leveringsbonnen en software-exports
Reviewvragen voor de eigenaar
- Komen de banksaldi op de rekeningen overeen met de echte afschriften?
- Kunnen inkomsten, uitgaven, BTW, salarisadministratie en eigenaarsbetalingen afzonderlijk worden beoordeeld?
- Zijn rapporten nuttig voor beslissingen, of worden ze alleen opgesteld omdat er een deadline nadert?
- Is het boekhoudbestand schoon genoeg zodat een andere accountant het snel kan begrijpen?
Fouten die dit duur maken
- Bankdeposito's boeken als inkomsten zonder facturen, BTW of kosten te controleren
- De persoonlijke uitgaven van de eigenaar binnen de normale zakelijke uitgaven laten vallen
- Wachten tot de BTW
- of vennootschapsbelastingaangifte is gedaan om maandenlange transacties af te stemmen
Praktische volgende stap
Voordat u van platform wisselt, test u een maand aan echte transacties en bevestigt u dat de rapporten die uw accountant nodig heeft voor BTW en Vennootschapsbelasting kunnen worden geproduceerd zonder handmatig opnieuw opbouwen.
Houd een kort werkdocument bij met de gebruikte feiten, data, aannames en documenten. Het maakt toekomstige archivering, beoordeling of overdracht veel eenvoudiger.