E-commerce boekhouden is niet alleen het boeken van bankdeposito's. Eén enkele uitbetaling kan productverkoop, btw, bezorgkosten, kortingen, terugbetalingen, commissies en gatewaykosten omvatten.
Rekeningen om af te stemmen
- Shopify, WooCommerce, Amazon, Noon of marktplaatsverkoop
- Betalingsgateway-uitbetalingen
- Ophalen onder rembours
- Terugbetalingen en terugvorderingen
- Verzend
- en uitvoeringskosten
- Voorraadaankopen en voorraadbewegingen
- BTW op belastbare verkopen en uitgaven
Veelvoorkomende fouten
- Uitbetalingsstortingen registreren als bruto-omzet
- Het negeren van terugbetalingen en kortingen
- Geen scheiding van BTW en omzet
- Ontbrekende gatewaykosten
- Geen bijhouden van voorraadkosten
- Aankopen van eigenaren combineren met bedrijfsaandelen
Maandelijks afsluitingsproces
- Exportverkopen per platform
- Uitbetalingen afstemmen op de bank
- Boek terugbetalingen en kosten apart
- Controleer de BTW-belastingcodes
- Update de voorraad en de verkoopkosten
- Bereid P&L waar mogelijk per kanaal voor
Een schone e-commerceboekhouding geeft eigenaren betere beslissingen over prijzen, aandelen en belastingen. Ook vermindert het fouten in de BTW-aangifte.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
De boekhouding voor e-commerce wordt verbroken wanneer uitbetalingen als verkopen worden behandeld. Eén enkele afrekening kan inkomsten, btw, kortingen, restituties, verzendkosten, marktplaatskosten, gatewaykosten en ingehouden saldi omvatten.
Records die u moet bewaren voordat u beslist of archiveert
- Bankafschriften, kaartafschriften, facturen, kwitanties en leveranciersrekeningen
- Loonadministratie, WPS, fooi, lopende rekening eigenaar en leningschema's
- BTW-werkzaamheden, ondersteuning op het gebied van de vennootschapsbelasting en maandelijkse managementrapportages
- Contracten, inkooporders, leveringsbonnen en software-exports
Reviewvragen voor de eigenaar
- Komen de banksaldi op de rekeningen overeen met de echte afschriften?
- Kunnen inkomsten, uitgaven, BTW, salarisadministratie en eigenaarsbetalingen afzonderlijk worden beoordeeld?
- Zijn rapporten nuttig voor beslissingen, of worden ze alleen opgesteld omdat er een deadline nadert?
- Is het boekhoudbestand schoon genoeg zodat een andere accountant het snel kan begrijpen?
Fouten die dit duur maken
- Bankdeposito's boeken als inkomsten zonder facturen, BTW of kosten te controleren
- De persoonlijke uitgaven van de eigenaar binnen de normale zakelijke uitgaven laten vallen
- Wachten tot de BTW
- of vennootschapsbelastingaangifte is gedaan om maandenlange transacties af te stemmen
Praktische volgende stap
Verzoen eerst per platform en vervolgens per uitbetaling. Bruto-omzet, BTW, vergoedingen, terugbetalingen en contante stortingen moeten allemaal op de juiste rekening terechtkomen.
Houd een kort werkdocument bij met de gebruikte feiten, data, aannames en documenten. Het maakt toekomstige archivering, beoordeling of overdracht veel eenvoudiger.