Boekhouden werkt het beste als maandelijks ritme. Wanneer gegevens alleen worden bijgewerkt op het moment dat de BTW
- of vennootschapsbelastingdeadline is verstreken, wordt het duur om ontbrekende facturen en niet-afgestemde saldi op te lossen.
Maandelijkse checklist
- Verzamel verkoopfacturen, aankoopbonnen, bonnen en bankafschriften
- Verkoop
- en creditnota's boeken
- Facturen en onkostendeclaraties van leveranciers boeken
- Stem alle bank
- en kaartrekeningen af
- Controleer ontbrekende bonnen
- Boek salarisadministratie, WPS, fooien en eigenaarstransacties
- Controleer de BTW-belastingcodes
- Bereid een P&L-, balans
- en debiteurenrapport voor
Vragen over beoordelingen van eigenaren
- Wordt contant geld op de bank afgestemd?
- Wie is ons geld schuldig?
- Welke leveranciers zijn onbetaald?
- Bewegen de marges omhoog of omlaag?
- Bouwt zich BTW op?
- Worden persoonlijke uitgaven gescheiden?
Een maand is pas afgesloten als de banksaldi overeenkomen en open vragen worden vermeld.
Zodra de maandafsluiting betrouwbaar is, worden BTW-aangiften en aangiften vennootschapsbelasting veel gemakkelijker voor te bereiden.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
Maandelijkse boekhouding werkt wanneer de eigenaar een herhaalbare afsluiting ziet, en niet een stapel transacties. De afsluiting moet vragen over contant geld, vorderingen, schulden, BTW, salarisadministratie en uitgaven van de eigenaar beantwoorden.
Records die u moet bewaren voordat u beslist of archiveert
- Bankafschriften, kaartafschriften, facturen, kwitanties en leveranciersrekeningen
- Loonadministratie, WPS, fooi, lopende rekening eigenaar en leningschema's
- BTW-werkzaamheden, ondersteuning op het gebied van de vennootschapsbelasting en maandelijkse managementrapportages
- Contracten, inkooporders, leveringsbonnen en software-exports
Reviewvragen voor de eigenaar
- Komen de banksaldi op de rekeningen overeen met de echte afschriften?
- Kunnen inkomsten, uitgaven, BTW, salarisadministratie en eigenaarsbetalingen afzonderlijk worden beoordeeld?
- Zijn rapporten nuttig voor beslissingen, of worden ze alleen opgesteld omdat er een deadline nadert?
- Is het boekhoudbestand schoon genoeg zodat een andere accountant het snel kan begrijpen?
Fouten die dit duur maken
- Bankdeposito's boeken als inkomsten zonder facturen, BTW of kosten te controleren
- De persoonlijke uitgaven van de eigenaar binnen de normale zakelijke uitgaven laten vallen
- Wachten tot de BTW
- of vennootschapsbelastingaangifte is gedaan om maandenlange transacties af te stemmen
Praktische volgende stap
Gebruik elke maand één checklist en markeer de maand pas als gesloten als de banken zich hebben afgestemd en open vragen zijn toegewezen.
Houd een kort werkdocument bij met de gebruikte feiten, data, aannames en documenten. Het maakt toekomstige archivering, beoordeling of overdracht veel eenvoudiger.