Makelaarskantoren hebben vaak hoge inkomsten en hoge marketingkosten. Dankzij een schone boekhouding kunnen eigenaren begrijpen welke agenten, portals en dealtypes daadwerkelijk winstgevend zijn.
Sleutelrecords
- Commissiefacturen
- Ontwikkelaars
- of verhuurdersovereenkomsten
- Agent-splitovereenkomsten
- BTW-behandeling en belastingfacturen
- Portal-advertentie-uitgaven
- Salaris
- en aannemersbetalingen
- Debiteuren
- en incassostatus
Veelvoorkomende boekhoudkundige problemen
- Commissie geregistreerd voordat deze wordt verdiend
- Agentsplitsingen zijn inconsistent geplaatst
- BTW-facturen te laat uitgegeven
- Portaalkosten niet afgestemd op periodes
- Eigenaarskosten vermengd met makelaarskosten
- Geen rapport van agent of dealbron
Maandelijkse rapportage
- Sluit gesloten deals af op facturen
- Volg onbetaalde commissies
- Splitsingen van postagenten
- Controleer de portal
- en leadkosten
- Bankbonnen afstemmen
- Bereid verkoop
- en margerapporten voor
Voor groeiende makelaarskantoren kan rapportage per agent, team of kanaal nuttiger zijn dan alleen een eenvoudige P&L.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
De inkomsten uit makelaarsdiensten kunnen onregelmatig zijn, terwijl de portaluitgaven en makelaarscommissies constant zijn. De boekhouding moet aantonen welke deals zijn verdiend, gefactureerd, geïnd, gesplitst en nog steeds onbetaald.
Records die u moet bewaren voordat u beslist of archiveert
- Bankafschriften, kaartafschriften, facturen, kwitanties en leveranciersrekeningen
- Loonadministratie, WPS, fooi, lopende rekening eigenaar en leningschema's
- BTW-werkzaamheden, ondersteuning op het gebied van de vennootschapsbelasting en maandelijkse managementrapportages
- Contracten, inkooporders, leveringsbonnen en software-exports
Reviewvragen voor de eigenaar
- Komen de banksaldi op de rekeningen overeen met de echte afschriften?
- Kunnen inkomsten, uitgaven, BTW, salarisadministratie en eigenaarsbetalingen afzonderlijk worden beoordeeld?
- Zijn rapporten nuttig voor beslissingen, of worden ze alleen opgesteld omdat er een deadline nadert?
- Is het boekhoudbestand schoon genoeg zodat een andere accountant het snel kan begrijpen?
Fouten die dit duur maken
- Bankdeposito's boeken als inkomsten zonder facturen, BTW of kosten te controleren
- De persoonlijke uitgaven van de eigenaar binnen de normale zakelijke uitgaven laten vallen
- Wachten tot de BTW
- of vennootschapsbelastingaangifte is gedaan om maandenlange transacties af te stemmen
Praktische volgende stap
Volg elke deal, van overeenkomst tot factuur tot incasso, en post vervolgens de splitsingen van de agent en de BTW vanuit dat dealrecord in plaats van uit het geheugen.
Houd een kort werkdocument bij met de gebruikte feiten, data, aannames en documenten. Het maakt toekomstige archivering, beoordeling of overdracht veel eenvoudiger.