Het bijhouden van gegevens is niet alleen opslag. Het is het bewijssysteem achter elke BTW-aangifte, vennootschapsbelastingaangifte, auditverzoek, bankbeoordeling en beslissing van de eigenaar.
Kernrecords om te bewaren
- Handelsvergunning en oprichtingsdocumenten
- Identiteitsbewijzen eigenaar en beheerder
- Verkoopfacturen en creditnota's
- Aankoopfacturen en bonnen
- Bank
- en kaartafschriften
- Contracten en inkooporders
- Payroll-, WPS
- en fooigegevens
- BTW-aangiften en betalingsbevestigingen
- Berekeningen vennootschapsbelasting en aangiftebevestigingen
Opslagstructuur
- Maak mappen aan per boekjaar
- Afzonderlijke verkoop-, aankoop-, bank-, loonadministratie-, belasting
- en juridische gegevens
- Gebruik consistente bestandsnamen met datums en leveranciers-/klantnamen
- Beperk de toegang tot gevoelige bestanden
- Maak een back-up van records in veilige cloudopslag
Een document dat niet snel kan worden gevonden, is bijna net zo erg als een document dat nooit is opgeslagen.
Als uw documenten verspreid zijn over WhatsApp, e-mail, papieren mappen en persoonlijke schijven, herstel dan het archief voordat het volgende belastingtijdvak sluit.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
De test voor het bijhouden van gegevens is niet of er ergens bestanden bestaan. De test is of het bedrijf de juiste factuur, contract, aangifte, bankafschrift en uitleg kan opvragen wanneer de FTA, bank, auditor of koper daarom vraagt.
Records die u moet bewaren voordat u beslist of archiveert
- Handelsvergunning, eigendomsdocumenten, FTA-profiel en geautoriseerde ondertekenaarsgegevens
- Bevestigingen van BTW, vennootschapsbelasting, boekhouding, salarisadministratie en verlenging van licenties
- Jaarlijks elektronisch archief van facturen, contracten, banken en rapporten
- Logboek met open items waarin wordt weergegeven wat er is aangevraagd, opgelost en nog steeds ontbreekt
Reviewvragen voor de eigenaar
- Welke deadlines gelden voor deze vergunning en boekjaar?
- Wie is eigenaar van elke compliancetaak voordat de vervaldatum aanbreekt?
- Worden de administratie opgeslagen waar de accountant en eigenaar deze snel kunnen terugvinden?
- Is het FTA-profiel bijgewerkt na wijzigingen in eigendom, licentie of contact?
Fouten die dit duur maken
- Belangrijke gegevens alleen bewaren in WhatsApp-chats of persoonlijke inboxen
- Het bijhouden van BTW-, vennootschapsbelasting-, salarisadministratie
- en licentiedatums op afzonderlijke plaatsen
- Ervan uitgaande dat er sprake is van een oude, schone deponering, zal de volgende periode voor zichzelf zorgen
Praktische volgende stap
Verplaats records naar een jaargebaseerd archief met standaardnamen, beperkte toegang en een maandafsluitingsmap die overeenkomt met de boekhoudrapporten.
Houd een kort werkdocument bij met de gebruikte feiten, data, aannames en documenten. Het maakt toekomstige archivering, beoordeling of overdracht veel eenvoudiger.