De naleving van de loonadministratie in de VAE is complexer dan veel werkgevers zich realiseren. Tussen het Wages Protection System (WPS), de fooi bij einde dienstverband, het recht op jaarlijkse vakantie en de GPSSA-bijdragen voor onderdanen van de VAE bestaan er meerdere overlappende verplichtingen. Als de loonadministratie verkeerd is, worden bedrijven blootgesteld aan boetes van het Ministerie van Personeelszaken en kunnen verlengingen van werkvergunningen ongeldig worden verklaard.
Wat is het loonbeschermingssysteem (WPS)?
Het Loonbeschermingssysteem is een overheidsinitiatief van de VAE, beheerd door het Ministerie van Personeelszaken en Emiratisering (MOHRE). Het vereist dat alle werkgevers in de particuliere sector salarissen betalen via een goedgekeurde financiële instelling en salarisgegevens elektronisch indienen bij MOHRE. Dit beschermt werknemers tegen onbetaalde lonen en geeft de overheid realtime inzicht in de salarisbetalingen.
- Verplicht voor alle werkgevers in de privésector met 1 of meer werknemers
- Salarissen moeten worden betaald via door WPS goedgekeurde banken of wisselkantoren
- Bij elke loonadministratie moet een Salaris Informatie Dossier (SIF) worden ingediend
- Gedeeltelijke betalingen zijn gemarkeerd: werknemers moeten het volledige contractuele salaris ontvangen
- Nieuwe bedrijven moeten zich binnen 30 dagen na het aannemen van de eerste werknemer registreren voor WPS
WPS-betalingstermijnen
De salarissen moeten binnen 10 dagen na het einde van de salarisperiode worden uitbetaald en het WPS-dossier worden ingediend. Voor de maandelijkse loonlijst betekent dit dat het salaris uiterlijk op de 10e van de volgende maand op de rekeningen van de werknemer moet staan.
Straf voor niet-naleving van WPS: MOHRE kan een verbod opleggen op het aannemen van nieuw personeel, verlengingen van werkvergunningen blokkeren en het bedrijf een boete opleggen. Herhaalde vertragingen kunnen ertoe leiden dat het bedrijf op de zwarte lijst van het MOHRE-portaal wordt geplaatst.
Fooi bij einde dienst: hoe bereken je ditEnd of Service Gratuity (EOSG) is een forfaitair bedrag dat wordt betaald aan werknemers die minimaal 1 jaar in dienst zijn. Het wordt berekend over het basissalaris van de werknemer (niet de totale beloning) op het moment van beëindiging.
- Eerste 5 dienstjaren: 21 werkdagen basissalaris per jaar
- Na 5 jaar: 30 werkdagen basissalaris per jaar
- Maximale fooi: 2 jaar totaal basissalaris
- Minder dan 1 jaar: geen recht op fooi
- Ontslag (1-3 jaar): een derde van de fooi
- Ontslag (3-5 jaar): tweederde van de fooi
- Ontslag (5+ jaar): volledige fooi
Voorbeeld: Een werknemer met 7 dienstjaren en een basissalaris van AED 10.000/maand. Eerste 5 jaar: 5 × (21 × 10.000/30) = AED 35. 000. Jaar 6-7: 2 × (30 × 10.000/30) = AED 20. 000. Totale fooi: AED 55. 000.
Recht op jaarlijks verlof
- Minder dan 1 jaar: 2 dagen per maand dienst
- Na 1 jaar: 30 kalenderdagen per jaar (minimaal arbeidsrecht van de VAE)
- Sommige vrije zone-autoriteiten (DIFC, ADGM) hebben andere regels: controleer uw zone
- Jaarlijks vakantiegeld: volledig basissalaris plus toeslagen tijdens verlof
- Ongebruikt verlof bij beëindiging: moet worden uitbetaald
Ziekteverlof
- Eerste 15 dagen: volledig loon
- Volgende 30 dagen: de helft van het loon
- Na 45 dagen: onbetaald
- Ziekteverlof tijdens de proeftijd: naar goeddunken van de werkgever
GPSSA voor nationale werknemers van de VAE
Onderdanen van de VAE die in de particuliere sector werken, zijn ingeschreven bij de General Pension and Social Security Authority (GPSSA). Dit is verplicht en vervangt de fooi bij einde dienstverband voor staatsburgers van de VAE.
- Werknemersbijdrage: 5% van het brutosalaris
- Werkgeversbijdrage: 12,5% van het brutosalaris (Abu Dhabi) of 12,5% (andere emiraten, werkgeversaandeel)
- Totale bijdrage: 17,5% (werkgever + werknemer)
- Moet binnen 30 dagen na het aannemen van een onderdaan van de VAE bij GPSSA zijn geregistreerd
- Maandelijkse GPSSA-betalingen verschuldigd vóór de 15e van de volgende maand
Loonadministratie die u moet bijhouden
- Arbeidsovereenkomsten voor al het personeel
- Maandelijkse loonoverzichten met brutoloon, inhoudingen, nettoloon
- Bevestigingsrapporten voor WPS-overdracht
- Verlofadministratie (jaarlijks verlofsaldo, opgenomen ziekteverlof)
- Fooiberekeningswerkbladen voor beëindigingen
- GPSSA-bijdragerapporten voor onderdanen van de VAE
Besteed uw loonadministratie in de VAE uit
Onze salarisservice omvat het voorbereiden en indienen van WPS-bestanden, fooiberekeningen, het bijhouden van verlof, GPSSA-rapportage en maandelijkse loonstroken. Alle processen zijn MOHRE-compatibel. Neem contact met ons op via WhatsApp om de salarisadministratie voor uw bedrijf in de VAE in te stellen.