Prowadzenie dokumentacji to nie tylko przechowywanie. Jest to system dowodowy leżący u podstaw każdej deklaracji VAT, deklaracji podatku dochodowego od osób prawnych, wniosku o audyt, kontroli banku i decyzji właściciela.
Podstawowe zapisy, które należy zachować
- Dokumenty dotyczące licencji handlowej i założenia
- Dokumenty tożsamości właściciela i menadżera
- Faktury sprzedaży i noty kredytowe
- Faktury i paragony zakupu
- Wyciągi bankowe i karty
- Umowy i zamówienia
- Rejestr płac, WPS i napiwków
- Deklaracje VAT i potwierdzenia płatności
- Obliczenia podatku od osób prawnych i potwierdzenia złożenia wniosku
Struktura przechowywania
- Utwórz foldery według roku finansowego
- Oddzielna dokumentacja sprzedaży, zakupów, bankowa, płacowa, podatkowa i prawna
- Używaj spójnych nazw plików z datami i nazwami dostawców/klientów
- Ogranicz dostęp do wrażliwych plików
- Twórz kopie zapasowe danych w bezpiecznej chmurze
Dokument, którego nie można szybko znaleźć, jest prawie tak samo zły, jak dokument, którego nigdy nie zapisano.
Jeśli Twoje dane są rozproszone po WhatsApp, e-mailach, teczkach papierowych i na dyskach osobistych, napraw archiwum przed zamknięciem następnego okresu podatkowego.
Jak to wygląda w praktyce
Testem prowadzenia dokumentacji nie jest sprawdzenie, czy pliki gdzieś istnieją. Test polega na tym, czy firma może odzyskać właściwą fakturę, umowę, zwrot, wyciąg bankowy i wyjaśnienia, gdy poprosi o to FTA, bank, audytor lub kupujący.
Dokumenty, które należy zachować przed podjęciem decyzji lub złożeniem
- Licencja handlowa, dokumenty własności, profil FTA i rejestry upoważnionych sygnatariuszy
- Potwierdzenia dotyczące podatku VAT, podatku dochodowego od osób prawnych, księgowości, płac i odnowienia licencji
- Elektroniczne archiwum faktur, umów, banków i raportów rok po roku
- Dziennik otwartych elementów pokazujący, czego zażądano, rozwiązano i nadal brakuje
Przejrzyj pytania do właściciela
- Jakie terminy obowiązują dla tej licencji i roku obrotowego?
- Kto jest właścicielem każdego zadania dotyczącego zgodności przed nadejściem terminu?
- Czy zapisy są przechowywane w miejscu, w którym księgowy i właściciel mogą je szybko odzyskać?
- Czy profil FTA został zaktualizowany po zmianie właściciela, licencji lub osoby kontaktowej?
Błędy, które czynią to kosztownym
- Prowadzenie ważnych zapisów wyłącznie w czatach WhatsApp lub osobistych skrzynkach odbiorczych
- Śledzenie dat podatku VAT, podatku dochodowego od osób prawnych, płac i licencji w oddzielnych miejscach
- Zakładając, że stare, czyste dokumenty oznaczają, że następny okres zajmie się sam
Praktyczny następny krok
Przenieś rekordy do archiwum rocznego ze standardowymi nazwami, ograniczonym dostępem i miesięcznym folderem zamykania odpowiadającym raportom księgowym.
Przygotuj krótki dokument roboczy zawierający fakty, daty, założenia i wykorzystane dokumenty. Dzięki temu przyszłe składanie, przeglądanie i przekazywanie dokumentów będzie znacznie łatwiejsze.