Ведение учета – это не просто хранение. Это система доказательств, лежащая в основе каждой декларации по НДС, налоговой декларации по корпоративному налогу, запроса на аудит, проверки банка и решения владельца.
Основные записи, которые нужно хранить
- Торговая лицензия и учредительные документы
- Документы, удостоверяющие личность владельца и управляющего.
- Счета-фактуры и кредит-ноты
- Счета-фактуры и квитанции о покупке.
- Выписки по банковским счетам и картам
- Контракты и заказы на поставку.
- Отчеты о заработной плате, WPS и чаевых.
- декларации по НДС и подтверждения оплаты.
- Расчет корпоративного налога и подтверждение подачи
Структура хранения
- Создайте папки по финансовому году.
- Отдельный учет продаж, закупок, банковского учета, расчета заработной платы, налогов и юридических документов.
- Используйте имена файлов, соответствующие датам и именам поставщиков/клиентов.
- Ограничьте доступ к конфиденциальным файлам.
- Резервное копирование записей в безопасном облачном хранилище.
Документ, который невозможно быстро найти, почти так же плох, как и документ, который никогда не сохранялся.
Если ваши записи разбросаны по WhatsApp, электронной почте, бумажным папкам и личным дискам, исправьте архив до закрытия следующего налогового периода.
Как это выглядит на практике
Проверка ведения записей заключается не в том, существуют ли где-то файлы. Проверка заключается в том, может ли компания получить правильный счет-фактуру, контракт, возврат, банковскую выписку и объяснение, когда об этом просит FTA, банк, аудитор или покупатель.
Записи, которые следует сохранить, прежде чем вы примете решение или сохраните файл
- Торговая лицензия, документы о собственности, профиль FTA и записи уполномоченных лиц для подписи.
- Подтверждения НДС, корпоративного налога, бухгалтерского учета, расчета заработной платы и продления лицензий.
- Ежегодный электронный архив счетов, договоров, банков и отчетов.
- Журнал открытых элементов, показывающий, что было запрошено, решено и все еще отсутствует.
Обзорные вопросы для владельца
- Какие сроки применяются к данной лицензии и финансовому году?
- Кому принадлежит каждая задача по соблюдению требований до наступления срока выполнения?
- Хранятся ли записи там, где бухгалтер и владелец могут быстро их получить?
- Обновлялся ли профиль FTA после смены владельца, лицензии или контактных лиц?
Ошибки, которые делают это дорого
- Хранение важных записей только в чатах WhatsApp или личных почтовых ящиках
- Отслеживание НДС, корпоративного налога, расчета заработной платы и дат лицензий в разных местах.
- Если предположить, что старая отчетность чистая, это означает, что следующий период позаботится сам о себе.
Практический следующий шаг
Переместите записи в архив по годам со стандартными названиями, ограниченным доступом и ежемесячно закрывающейся папкой, соответствующей бухгалтерским отчетам.
Сохраните краткий рабочий документ с указанием фактов, дат, предположений и использованных документов. Это значительно упрощает подачу, рассмотрение или передачу документов в будущем.